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Corporate Blog der SCHEMA GmbH

Nachgehakt: Word und XML in SCHEMA ST4

2 Kommentare

Im Software-Vertrieb ist es immer viel einfacher, bestehende Vorurteile zu bestätigen als diese zu widerlegen.
Jeder Abteilungsleiter wird zustimmend nicken, wenn er hört, dass

  • XML-Lösungen mit MS Word als Editor viel einfacher zu bedienen sind,
  • die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen erheblich erleichtert wird und
  • keine zusätzlichen Lizenzkosten für exotische Editoren entstehen.

Für den XML-Spezialisten dagegen ist MS Word die institutionalisierte Quelle strukturfreier Dokumente. Er weiß um die vielen vergeblichen Anläufe von Microsoft, die XML-Community für sich zu gewinnen. „Das kann doch gar nicht funktionieren!“

Das vermeintliche Teufelszeug tut bei über 60% unserer Kunden verlässlich seinen Dienst. Einige unserer Kunden, haben von JustSystems XMetaL oder Adobe FrameMaker zu MS Word als präferierten Editor für SCHEMA ST4 gewechselt – keiner umgekehrt. Unsere Kunden, die ihre Inhalte mit MS Word als Editor erfassen, schaffen es auch eher, weitere Abteilungen in ihre redaktionelle Prozesse zu integrieren.

Auch der oft geäußerte – unbegründete – Verdacht, die Kombination Word-ST4 verarbeite kein sauberes XML, bestätigt bestehende Vorurteile. Natürlich validiert ST4 XML-Inhalte, bevor sie in der Datenbank gespeichert werden. Die zugrundeliegende DTD bzw. XML Schema kann alle Strukturen von einfach bis komplex umfassen. Einer unserer Verlagskunden hat über dieses Interface seine ausgefeilte DTD für Gesetze und Normen abgebildet. Auch Strukturen aus DITA oder PI-MOD lassen sich darüber verarbeiten.

Warnhinweise sehen in der weit verbreiteten DocuManager-DTD beispielsweise in MS Word so aus:

Nach der Konvertierung nach XML so:

Wer mit den entsprechenden Lösungen in anderen Redaktionssystemen vertraut ist, stellt fest, dass diese oft mit viel einfacher gestrickten Warnhinweisen daherkommen, obwohl die Inhalte doch mit einem echten XML-Editor erfasst werden.

Das SCHEMA-Word-Plugin nutzt dabei nicht die Word-eigenen Mechanismen zur XML-Verarbeitung, die sich erfahrungsgemäß mit fast jedem Releasewechsel ändern, sondern basiert auf einem eigenen Parser-Konverter, der regelgesteuert vorhandene Word-Strukturen in XML-Strukturen überträgt. Wie auch an anderer Stelle in ST4 bieten diese Regeln dabei weitaus mehr als nur ein einfaches Mapping von Absatzformaten auf XML-Elemente. Der Parser hat bereits mit MS Word 97 funktioniert und wird wohl auch mit dem neuen Office 2013 seinen Dienst tun.

Im Unterschied zu XML-Editoren sind bei der Verwendung von Word als Editor Änderungen an der DTD etwas aufwändiger. Es reicht ja nicht, nur die DTD zu ändern, sondern auch das Regelwerk zur Abbildung zwischen Word und XML muss erweitert werden. Allerdings unterschätzen die meisten, dass es in der Praxis für kein Redaktionssystem ausreicht, nur die DTD zu ändern. Entlang der Prozesskette von Eingabe über Verwaltung zu Übersetzung und Publikation müssen neue DTD-Elemente bekannt gemacht werden. Sonst wird diesen Elementen kein Layout zugewiesen, sie werden beim Übersetzen falsch behandelt oder sie werden im Editor nicht benutzerfreundlich dargestellt. Der kleine Mehraufwand für MS Word gegenüber echten XML-Editoren fällt dem gegenüber gar nicht so stark ins Gewicht.

Wie gut das resultierende XML ist, sieht man übrigens daran, dass SCHEMA-Kunden parallel an den selben Inhalten mit MS Word und JustSystems XMetaL arbeiten. Es spielt für ST4 keine Rolle, in welchem Editor die Inhalte erfasst und strukturiert werden. Und da in der Datenbank nur XML-Daten gespeichert werden, sind auch die Zielformate frei wählbar. So haben wir Kunden, die in MS Word Texte erfassen und problemlos mit Adobe FrameMaker publizieren.

Wenn Ihnen also das nächste Mal wieder jemand erzählt, dass das mit Word und XML nicht funktionieren könne – fordern Sie uns heraus. Die Forschung hat Vorurteile nämlich erfolgreich durch reproduzierbare Experimente aus der Welt geschafft. Melden Sie sich doch einfach mal bei einem Active Day an oder schauen Sie bei der Tekom Jahrestagung an unserem Messestand vorbei.

Autor: Sebastian Göttel

Seit 1998 bei der SCHEMA. Anfangs in der Entwicklung, dann in der Beratung und schließlich im Vertrieb. Seit 2005 Leiter Vertrieb. Je nach Blickwinkel Abstieg oder Karriere. Denkt sehr gerne darüber nach, wie man komplexe Anforderungen mit unserer Standardsoftware abdecken kann. // Since 1998 with SCHEMA. Initially in development, then in consulting and eventually sales. Since 2005 Director Sales. Depending on your point of view descent or career. Thinks often about how to meet complex requirements with our standard software.

2 Kommentare zu “Nachgehakt: Word und XML in SCHEMA ST4

  1. „Einige unserer Kunden, haben von JustSystems XMetaL oder Adobe FrameMaker zu MS Word als präferierten Editor für SCHEMA ST4 gewechselt – keiner umgekehrt.“
    Doch, Herr Göttel: Ich (Projekt mit Finanzdienstleister). Der Grund war, dass der Kunde die volle Kombinatorik von 5 oder 6 Inline-Elementen (fett, kursiv, hervorgehoben usw.) verwenden wollte. Das geht in Word nur unter Schmerzen (für jede sinnvolle Kombination ein Zeichenformat festlegen und dann in ST4 entsprechend verschachteln).
    Derzeit coache ich einen Redakteur mit Word-als-XML-Editor. Während seiner Lernkurve liess er beim Erfassen keinen in Word möglichen Strukturierungsfehler aus. Jetzt kommt er gut zurecht, aber der Betreuungsaufwand war wesentlich höher als in vergleichbaren Fällen bei Verwendung eines XML-Editors.
    Word und XML-Editor gleichzeitig einzusetzen scheitert bei dem oben angesprochenen Problem logischerweise ebenfalls.
    Ergänzend möchte ich aber unterstreichen, dass die Word 2010-Unterstützung von ST4 ziemlich gut ist.
    Beste Grüsse aus Kreuzlingen!

    • Danke für den Hinweis, Hr. Linnemann. Das war ja nur indirekt unser Kunde ;-). Die Problematik ist uns aus dem Verlagsbereich oder Corporate Publishing vertraut.
      Für typografische Inline-Formate (fett, kursiv, unterstrichen, hoch/tief-gestellt) ergeben sich im wüstesten Fall 24 Kombinationen, darunter auch meine Lieblingskombi fett-kursiv-unterstrichen-hochgestellt.
      Die universellen Systemanpassungen (z.B. Stylesheets für Layout) sind ja identisch für alle Editoren. Für das spezielle Einrichten in der Word-Schnittstelle braucht man für diesen Fall schon ein paar Stunden. Aber das tut eine einzelne Person ein einziges Mal. Dafür würde ich nicht auf die dauerhaften Vorteile von Word als Editor verzichten wollen.
      Schöne Grüße in die Schweiz!

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