SCHEMA Blog

Corporate Blog der SCHEMA GmbH

Wissen Sie, was Sie tun? – REx und Content Intelligence sagen es Ihnen.

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Wir freuen uns über den ersten Gastbeitrag auf dem SCHEMA Blog von Prof. Dr. Wolfgang Ziegler.
Prof. Dr. Wolfgang Ziegler ist seit 1997 im Bereich der Technischen Kommunikation tätig. Sein Kerngebiet ist die Konzeption und Einführung von XML-basierten Informationssystemen. Seit 2003 hat er eine Professur an der Hochschule Karlsruhe inne, an der er den Masterstudiengang „Kommunikation und Medienmanagement (KMM)“ leitet. Darüber hinaus ist er Leiter des Instituts für Informations- und Content-Management (I4ICM) der Steinbeis Transferzentren GmbH an der Hochschule Karlsruhe.

Im Allgemeinen werden Sie wissen, was Sie tun. Im Speziellen aber wäre es doch schön, etwas genauer zu wissen, was man bisher getan und erreicht hat. Dieses Spezielle betrifft natürlich auch Ihre Arbeit mit einem Redaktionssystem. Dies und einige andere Dinge haben uns an der Hochschule Karlsruhe bewogen für Sie eine Möglichkeit zu schaffen, einen genaueren Einblick in die eigene Arbeitsweise mit Dokumenten, Modulen und Medien zu erhalten.

Im Grunde ist es einfach: Ein Redaktionssystem dient dazu, Inhalte wiederzuverwenden. So oft als möglich und dies prozesssicher. Aber wie oft und welche Informationen häufiger und welche seltener genutzt werden, das sollte Ihnen wünschenswerterweise eine Art von Kennzahlensystem sagen. Hierzu haben wir ein einfaches Daten-Format als XML-Datei definiert, das die Basisdaten eines Redaktionssystems beschreiben kann. Dies ist das sogenannte REx-(Report Exchange) Format. Das Redaktionssystem sollte dann die Basisdaten als (R)Export-Datei ausgeben können.

Logik des Exports von CMS-Daten in das REx-Format (Level 1) und Auswertung (Level 2) mit Visualisierung im REx-Report

Logik des Exports von CMS-Daten in das REx-Format (Level 1) und Auswertung (Level 2) mit Visualisierung im REx-Report

Ein derartiger RExport aus Ihrem Redaktionssystem enthält im Wesentlichen die Informationen über die Projekte bzw. Dokumente eines Projektes und über die darin verwendeten Module, Fragmente und Medienobjekte. Bei der Auswertung wird dann gezählt, gemittelt und visualisiert. Als Ergebnis liegt ein Bericht vor, aus dem eine Vielzahl von Daten ablesbar ist:
Mittelwerte der Wiederverwendungsrate der Dokumente (häufig 80-90%), der Wiederverwendungszahlen von Modulen, der Modulgröße (z. B. Wortzahl), sowie die Versionshistorie von Objekten usw. Eine interessante Übersicht ist dabei auch die Zahl der erstellten Wörter im Vergleich zu den produzierten Inhalten: Z. B. 100.000 Wörter geschrieben, aber 3 Mio. Wörter in ausgelieferten Dokumenten wiederverwendet zu haben, zeigt man gerne und macht Sinn…

Korrelation von Modulgröße W (horizontal) und Verwendungszahl N von Modulen in Dokumenten (vertikal); je größer die Kreise, desto mehr Module haben die gleiche Größe und Verwendungszahl.

Korrelation von Modulgröße W (horizontal) und Verwendungszahl N von Modulen in Dokumenten (vertikal); je größer die Kreise, desto mehr Module haben die gleiche Größe und Verwendungszahl.

Zudem lassen sich viele Verteilungen und Kennzahlen als detailliertes Diagramm darstellen und Ausreißer ins System zurückverfolgen. So können – bezüglich der Wiederverwendung – „verhaltensauffällige“ Module oder Dokumente ggf. optimiert werden oder eben auch die Komplexität ihrer Erstellung verständlich gemacht werden.
Diese Auswertung erstellen wir derzeit extern, wobei die die Ergebnisse natürlich anonymisiert werden und wie der RExport frei von personenbezogenen Daten sind. Der Grund für die derzeitige externe Auswertung besteht darin, dass die Ergebnisse im Rahmen von wissenschaftlichen Untersuchungen zur Arbeitsweise mit Content-Management-Systemen genutzt werden sollen. So sollen Best-Practices und Benchmarks – auch systemübergreifend – möglich werden. Ihr direkter Nutzen ist hingegen ein Analysewerkzeug für Ihren modularen Content und Ihre Erstellungssystematik, kurz, ein Werkzeug für „Content Intelligence“ (engl. Version).

Anmerkung der SCHEMA Blog Redaktion:
Im Rahmen der Wartung stellt die SCHEMA GmbH ihren Kunden auf Anfrage ein entsprechendes REx-Export Modul für den ST4 DocuManager Standard (Version 2012 SP2 oder höher) zur Verfügung.

Kontakt für Interessenten an REx-Methode und Auswertungen

Prof. Dr. Wolfgang Ziegler

Hochschule Karlsruhe
wolfgang.ziegler@hs-karlsruhe.de

Institut für Informations- und Content-Management (I4ICM)
Steinbeis Transferzentrum GmbH an der Hochschule Karlsruhe
wolfgang.ziegler@i4icm.de

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