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Dokument-Import: Ein alter Bekannter rüstet auf

Ein Kommentar

In unserem Material zu den Neuerungen in ST4 2014 haben wir den Dokument-Import fast ein bisschen versteckt. Er begnügt sich mit einigen wenigen Zeilen. Aber an diesem vielgenutzten Feature hat sich Grundlegendes getan. Das auch dank der vielen Rückmeldungen, die wir von unseren Kunden bekommen haben.

Einfach mal ausprobieren
Bevor ich zu den neuen Features komme, möchte ich noch einmal kurz ausholen: Was bietet Ihnen der Dokument-Import grundsätzlich und wie können Sie ihn nutzbringend einsetzen?

Die zentrale Stärke dieses Features liegt darin, Dokumente, die nicht als XML vorliegen, über eine standardisierte Schnittstelle in ST4 zu bringen. Zurzeit unterstützen wir die Formate RTF und FrameMaker (unstrukturiert).

Der Dokument-Import sorgt dabei dafür, dass die strukturellen Anforderungen von ST4 automatisch erfüllt werden. Das gilt nicht nur für einfache Absätze, sondern auch für die komplexeren strukturellen Phänomene in Dokumenten: Anhand von Überschriften z. B. werden Dokumente automatisch richtig modularisiert. Konstrukte wie Tabellen kommen auf einen Rutsch korrekt ausgezeichnet in ST4 an.
DokumentImport_01_DE
Herzstück des Dokument-Imports: Dialog zum Mappen von Dokument- und ST4-Formaten

Wenn Sie also sauber strukturierte Daten in Word oder FrameMaker vorliegen haben, können Sie mit einigen wenigen Handgriffen einzelne Dokumente oder ganze Verzeichnisse von Dokumenten in ST4 importieren. Das ist bei der Migration von Bestandsdaten eine große Hilfe. Dieses Feature kann Ihnen aber auch im laufenden Betrieb gute Dienste leisten, z. B. wenn Sie Inhalte von externen Zulieferern in ST4 integrieren wollen.

Wenn Sie den Dokument-Import noch nicht kennen: Probieren Sie ihn doch einfach einmal aus. Sie finden ihn unter Datei | Import/Export | Dokument-Import. Dort empfängt Sie ein Assistent, der Sie systematisch durch alle weiteren Schritte führt.

Ein wichtiger Punkt noch: Ein dickes Ausrufezeichen muss ich hinter die Anforderung „sauber strukturiert“ setzen. Je konsequenter Sie Ihre Ausgangsdokumente mit Absatz- und Zeichenformaten ausgezeichnet haben, desto besser sind die Ergebnisse beim Import. Dazu ein Beispiel:

So besser nicht: Zwei Absatzformate mit unterschiedlichen Eigenschaften haben denselben Formatnamen.
DokumentImport_02a_DE

Import ohne Qualitätsverlust: Jedes benötigte Absatzformat ist mit einem eigenen Formatnamen bezeichnet.
DokumentImport_02b_DE

Sicherheitshinweise und Handlungsanweisungen 1 zu 1 übernehmen
Wer den Dokument-Import bereits kennt und nutzt, wird sich vor allem über zwei Neuerungen in ST4 2014 freuen:

Der Dokument-Import kann Sicherheitshinweise in Ausgangsdokumenten erkennen und vollständig in ST4 importieren.

Damit die Übernahme funktioniert, müssen im Ausgangsdokument die Absatzformate in Sicherheitshinweisen mit einem eindeutigen Präfix versehen sein, z. B. „safety“. Dieses Präfix geben Sie im Import-Assistenten an.

DokumentImport_03_DE

Beim Mappen der Absatzformate ist dann eine eindeutige Zuordnung möglich:

DokumentImport_04_DE

Dasselbe wie für die Sicherheitshinweise gilt auch für Handlungsanweisungen. Korrekt formatiert im Ausgangsdokument können die feingranularen Strukturen aus unterschiedlichen Absatzformaten jetzt auch für Handlungsanweisungen direkt in ST4 übernommen werden.

Eine dritte Neuerung noch – klein aber fein: Sie können beim Import festlegen, dass alle Grafiken in den sprachneutralen Sprachaspekt der Ressourcenknoten gelegt werden sollen.

DokumentImport_05_DE

Ein paar Tipps zum Schluss
Soweit zu den Neuerungen in ST4 2014. Wie Sie sehen, hat sich wirklich einiges getan an diesem Standard-Feature, das es bereits seit der ersten Generation von ST4 gibt.

Zum Abschluss noch ein zwei Tipps, die ich immer wieder gerne an Kunden gebe, wenn es um den Dokument-Import geht.

  • Import-Einstellungen speichern
    Wenn Sie öfters Dokumente mit derselben Formatierung oder ähnlicher Formatierung in ST4 übernehmen, lohnt es sich, das Mapping der Absatzformate zu speichern und beim Import jeweils zu laden.

Die Speicherfunktion finden Sie im Assistenten auf der Seite Zuordnung der Formate:

DokumentImport_06_DE

  • Mehrere Sprachen gleichzeitig importieren
    Sie können Dokumente nicht nur in einer, sondern in mehreren Sprachen importieren. Damit gehen Ihnen bei der Übernahme in ST4 keine Übersetzungen verloren. Und so geht’s:
    (1) Importieren Sie mithilfe des Dokument-Imports in jeweils einem eigenen Importvorgang alle Sprachversionen eines Dokuments in ST4. – Pro Sprache haben Sie jetzt erst einmal einen eigenen Knotenbaum in ST4. Das soll natürlich nicht so bleiben.
    (2) Rufen Sie nun über das Menü Extras den Assistenten Aspektabhängige Teilbäume zusammenlegen auf.

DokumentImport_07_DE

Dort können Sie die Knotenbäume zusammenfügen, so dass wie von ST4 gefordert alle Sprachvarianten eines Knotens im selben Knotenobjekt liegen. Die nicht mehr benötigten Importe löschen Sie einfach.

Autor: Sebastian Göttel

Seit 1998 bei der SCHEMA. Anfangs in der Entwicklung, dann in der Beratung und schließlich im Vertrieb. Seit 2005 Leiter Vertrieb. Je nach Blickwinkel Abstieg oder Karriere. Denkt sehr gerne darüber nach, wie man komplexe Anforderungen mit unserer Standardsoftware abdecken kann. // Since 1998 with SCHEMA. Initially in development, then in consulting and eventually sales. Since 2005 Director Sales. Depending on your point of view descent or career. Thinks often about how to meet complex requirements with our standard software.

Ein Kommentar zu “Dokument-Import: Ein alter Bekannter rüstet auf

  1. Bitte deutlich darauf hinweisen, dass die zu importierenden Dokumente nicht „sauber strukturiert „, sondern „sauber formatiert“ sein müssen. Die Strukturierung übernimmt dann ST4.

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