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Praktisch und kostensparend: Standardisierte Tabellen in ST4

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ST4-Tipps: Mit standardisierten Tabellen arbeiten

Tabellen sind in technischen Dokumenten eines der wichtigsten Darstellungsmittel. Ob Technische Daten, Wartungspläne, Referenzen zu Oberflächenelementen oder Legenden: Tabellen sind wegen ihres Potenzials zur übersichtlichen und strukturierten Darstellung von Detailinformationen schlicht unverzichtbar.

Kein Wunder, dass wir Ihnen in SCHEMA ST4 für Tabellen eine so große Vielfalt an Optionen zur Verfügung stellen. Mit oder ohne Rahmen, mit oder ohne Kopfzeile, mit automatischer Skalierung oder frei gewählten Spaltenbreite. Was die Gestaltungsmöglichkeiten angeht, bleiben kaum Wünsche offen.

Aber kann ST4 Ihre Redaktion auch dabei unterstützen, festgelegte Tabellenstrukturen verbindlich einzuhalten? Denn in standardisierten Dokumenten wollen Sie ja gerade nicht, dass jede Tabelle wieder anders aussieht. Und in einem gut aufgestellten Arbeitsprozess wollen Sie es auch den Autoren ersparen, jede Tabelle wieder ganz von vorne anzulegen.

Gibt es in ST4 also die Möglichkeit, Tabellen-Templates zu hinterlegen?

Ja, das geht. Wie Sie das machen, möchte ich Ihnen hier anhand eines Beispiels zeigen.

Schritt 1: Fragment anlegen

Der Trick in ST4 liegt darin, dass Sie für jeden standardisierten Tabellentypen ein Fragment anlegen. Dieses Fragment wird das Template.

Ich empfehle immer, die Templates möglichst weit oben im Informationspool abzulegen. Denn rein logisch gesehen gelten die Templates ja übergreifend über den Informationsbestand – oftmals sogar global. Ein guter Kandidat für die Ablage:

01_informationspool_ablageordner

In diesem Ordner legen wir jetzt ein Fragment an. Als konkretes Beispiel nehmen wir hier eine Tabelle für Technische Daten; und zwar für technischen Daten zur Elektrik.

Ein Tipp gleich noch zur Benennung der Templates: Da der Titel von Fragmenten im Output-Dokument ja nicht angezeigt wird, können wir ihn dazu verwenden, unser Tabellen-Template möglichst eindeutig zu benennen. Zum Beispiel so:

02_fragment_knoten

Vielleicht sieht dieser Titel für Sie auf den ersten Blick ein bisschen kryptisch aus. Aber es ist sehr praktisch, die Titel von Template-Fragmenten so zu wählen, dass sie sich eindeutig unterscheiden von Standard-Knotentiteln. Warum, das erkläre ich Ihnen unten in Schritt 3.

Schritt 2: Standard-Tabelle im Fragment gestalten

Das Fragment ist angelegt und es hat einen Titel. Jetzt geht es an die Inhalte des Tabellen-Templates.

Was zu tun ist, ist denkbar einfach. Wir fügen erst einmal eine leere Tabelle ein und legen das Layout fest.

Wir entscheiden uns in unserem Beispiel zu den Technischen Daten für ein Design mit zwei Spalten, Kopfzeile und individuell skalierter Spaltenbreite:

03_Tabelle_leer

Damit ist das Template aber noch nicht fertig. Es gibt für unser Beispiel nämlich noch mehr Eigenschaften, die Tabellen für Technische Daten gemeinsam haben. Das sind:

  • Die Einträge in der Kopfzeile
  • Die Bezeichnung der einzelnen Daten in der linken Spalte
  • Wo es geht, die Bezeichnung der physikalischen Einheiten in der rechten Spalte. Ganz wichtig: Konkrete Werte dürfen natürlich nicht im Template stehen. Um diese offenen Punkte eindeutig zu bezeichnen und als „Todo“ zu deklarieren, verwende ich gerne drei Fragezeichen. Man kann aber auch einen ST4-Kommentar als Platzhalter setzen.

Unser Template sieht im Endzustand also so aus:

04_Template_Endzustand

Schritt 3: Fragment in Knoten einfügen

Das Template ist fertig und kann ab sofort verwendet werden. Mit Schritt 3 machen wir nun den Schwenk in den Redaktionsalltag. Wie holt man sich als Redakteur so ein Template in einen Knoten? Und vor allem so, dass das Template-Fragment unbeschadet bleibt?

Dafür verwenden wir die Funktion „Fragment einfügen“. Um das Template schnell zu finden, hilft uns jetzt der etwas ungewöhnliche Titel, den wir oben in Schritt 1 vergeben haben. Wenn wir ein oder zwei Stichworte des Titels (den Sie als Autor ja meist auswendig kennen) in die Suche eingeben, finden wir das Template auf Anhieb.

05_Fragment_einfuegen

Für das Einfügen in den Knoten ist jetzt nur noch ein Punkt wichtig: Drücken Sie auf die Schaltfläche „Kopie einfügen“. Damit wird nämlich der Inhalt des Fragments in den Knoten kopiertund bleibt selbst vollkommen unverändert, wenn wir die Fragezeichen aus dem Template durch konkrete Werte ersetzen.

Das zu tun ist unser letzter Handgriff – und damit ist unsere standardisierte Tabelle fertig.

06_Tabelle-ausgefuellt

Fazit: Wirklich einfach und vor allem praktisch

Sie sehen: Das Arbeiten mit standardisierten Tabellen in ST4 ist keine große Sache. Aber es ist ungeheuer praktisch. Und es erspart Ihnen unnötige Nachformatierungsarbeiten, weil Tabellen vielleicht nur um ein paar Millimeter in der Breite abweichen. Millimeter, die man aber am Ende im fertigen Informationsprodukt sieht und die die Qualitätsanmutung richtig stören.

Gehen wir zum Abschluss noch einmal zurück in Schritt 1. Wenn Sie mit ST4 typische technische Produkte dokumentierten, wird es bei dem einen Template, das wir hier beispielhaft angelegt haben, ganz gewiss nicht bleiben. Zehn bis 15 Tabellen-Typen sind schnell zusammengekommen.

07_Informationspool_mehrere-Templates

Ein letzter Punkt noch. Tabellen-Templates sind im Grunde in Form gegossene Standards. Standards also, die man nicht erst in einem Redaktionsleitfaden dokumentieren oder dort bei jeder Tabelle neu nachsehen muss. Das spart Ihnen richtig Zeit in der Prozessdokumentation – und neue Leute im Team sind auch ganz schnell eingearbeitet. In Sachen Tabellen müssen sie lediglich wissen, wo die Templates liegen.

Autor: Sebastian Göttel

Seit 1998 bei der SCHEMA. Anfangs in der Entwicklung, dann in der Beratung und schließlich im Vertrieb. Seit 2005 Leiter Vertrieb. Je nach Blickwinkel Abstieg oder Karriere. Denkt sehr gerne darüber nach, wie man komplexe Anforderungen mit unserer Standardsoftware abdecken kann. // Since 1998 with SCHEMA. Initially in development, then in consulting and eventually sales. Since 2005 Director Sales. Depending on your point of view descent or career. Thinks often about how to meet complex requirements with our standard software.

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