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ST4 – Ein System nur für die „Großen“?

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Hört man sich in der Technischen Dokumentation um, dann hat man leicht den Eindruck, dass Systeme wie ST4 nur „etwas für größere Redaktionen“ sind. Doch stimmt das wirklich? Die iTAC Software AG hat sich schon vor einigen Jahren entschieden, in ihrer Ein-Personen-Redaktion ST4 einzuführen. Herr Rohde studierte Technische Redaktion an der FH Hannover und ist seit gut 20 Jahren in diesem Beruf tätig, davon 12 Jahre bei der iTAC AG. Er schildert in unserem Gespräch, wie es zu der Entscheidung kam und weshalb kleine wie große Redaktionen von ST4 profitieren können.

Herr Rohde, Sie sind Technischer Redakteur bei der iTAC Software AG. Können Sie uns kurz sagen, welche Software Ihr Unternehmen herstellt?
Wir stellen im Wesentlichen ein Softwareprodukt her, ein sogenanntes MES-System. MES-Systeme steuern und überwachen Produktionsprozesse, sie sammeln Fertigungsdaten und stellen sie zur weiteren Auswertung zur Verfügung. Unsere Software ist modular aufgebaut, besteht also aus vielen unterschiedlichen Teilfunktionen. Das spiegelt sich auch in der Zahl der unterschiedlichen Dokumente wider. Unsere Kerndokumentation besteht aus ca. 50 unterschiedlichen Dokumenten je Sprache. Insgesamt verwalten wir mit ST4 einen Dokumentationsbestand von ca. 30.000 Seiten in jeweils 3 Sprachen.

Sie sind in Ihrem Haus ja der einzige Technische Redakteur. Welche besonderen Herausforderungen stellen sich, wenn man alles allein stemmen muss?
Anfangs war ich tatsächlich alleine. Seit gut einem Jahr habe ich zum Glück einen Kollegen, der mich unterstützt. Im Prinzip kommen aber die meisten ST4-verwaltungstechnischen Dinge weiterhin auf meinen Schreibtisch, sprich: Dokumente zusammensetzen, Übersetzungsmanagement, Terminologie, Layout, Systemwartung, neue Konzepte, usw. Die Herausforderung als Ein-Mann-Redaktion ist es, alles von A-Z selbst machen zu müssen. Ich persönlich finde aber diese Mischung aus Schreiben und Organisation/Management sehr reizvoll.

Wo hatten Sie das erste Mal Kontakt mit ST4? Und seit wann setzen Sie ST4 in Ihrer Redaktion ein?
Ich bin 2006 auf ST4 gestoßen, als ich ein XML-basiertes Redaktionssystem gesucht habe. Damals drehte sich alles um das Thema „Single Source Publishing“ und die damit verbundenen Kosteneinsparungen. Das wollte ich gerne mitnehmen – insbesondere weil ich mir als Ein-Mann-Redaktion den Zusatzaufwand für die Erstellung einer Online-Hilfe sparen wollte. Interne Rechenbeispiele belegten, dass sich die Anschaffungskosten für ein schlankes Redaktionssystem relativ schnell bezahlt machen. 2007 überzeugte ich die Geschäftsführung davon, führte eine Marktanalyse durch und ST4 hat gewonnen.

Standardisierung ist ja einer der wichtigen Aspekte bei ST4. Lohnt sich das überhaupt für einen einzelnen Redakteur?
Meiner Meinung nach schon. Denn als Einzelredakteur ist man bei der Doku-Erstellung ja im Grunde genommen mit denselben Grundfragen konfrontiert wie ein größeres Redaktionsteam. ST4 hat mich zum Beispiel dank der Autorenunterstützung oft davon abgehalten, etwas neu zu erfassen, das schon in anderer Form vorhanden war. Auch wenn man alleine arbeitet, ist die redaktionelle Arbeit durch ein Redaktionssystem wesentlich strukturierter, das Endprodukt wesentlich einheitlicher und standardisierter.

Was ist für Sie persönlich der größte Nutzen von ST4? Und sehen Sie beim Einsatz eines CMS auch Nachteile?
Beim Stichwort Nutzen sehe ich vor allem drei Punkte. Punkt 1: Ich habe immer eine Übersicht über den Informationsstatus. Da wir ein sehr komplexes Produkt haben, ist es ohne System nicht möglich, den Überblick zu behalten. Ich könnte heute ohne ST4 nicht mit Sicherheit sagen, welche Dokumente/Informationsbausteine von einer bestimmten fachlichen Änderung betroffen sind oder eine fundierte Aussage über deren Übersetzungsstatus machen.

Punkt 2: Das effiziente Zusammenbauen von kundenspezifischen Dokumenten – ein weiterer großer Pluspunkt. Dafür haben wir zunächst in ST4 eine „Referenzdokumentation“ erstellt, mit allen Pflegedialogen, allen Konfigurationsparametern, allen API-Funktionen usw. Die Kunden würden von dieser Informationsmenge aber erschlagen. Deshalb schneide ich die Dokumente speziell auf die Bedürfnisse unserer Kunden zu. Zum Beispiel: Der Kunde benötigt für einen seiner Anwendungsfälle die Pflegedialoge A und D, die Konfigurationsparameter 6, 45 und 88 sowie die API-Funktionen II und VI. Diese Inhalte füge ich in einem Dokument zusammen und bin mit dem individuellen Use-Case-Dokument (fast) fertig. Mich persönlich motiviert diese Arbeitsweise im Baukastenprinzip.

Und noch ein dritter Punkt: Im Gegensatz zu früher haben wir fast keinen Layoutaufwand mehr.
Wenn wir ein neues Release herausgeben, werden fast alle Kerndokumente neu produziert (als PDF und Onlinehilfe). Früher musste ich die Dokumentation Seite für Seite überprüfen. Heute reichen Stichproben. Alleine dadurch haben wir ein Einsparpotenzial von mindestens 20 Personentagen im Jahr.

Wirkliche Nachteile fallen mir ehrlich gesagt keine ein. Für uns als kleine Redaktion ist der Arbeitsprozess mit ST4 eine runde Sache.

Zum Schluss noch eine Frage: Haben Sie einen heißen Tipp für andere Ein-Mann-Redaktionen, die ST4 einführen wollen?
Haben Sie keine Angst davor, bei der Modularisierung etwas falsch zu machen! Im Zweifelsfall kann man später immer noch zu groß gelassene Knoten in kleinere Bausteine aufsplitten. Was ich aber für sehr wichtig halte: Sofern nicht vorhanden, sollte ein Redaktionsleitfaden im Hinblick auf das Arbeiten mit ST4 aufgebaut werden. Da kommen im Laufe der Zeit eine Menge an Checklisten und Regelungen zusammen (z. B. zum Umgang mit Grafiken, Standardformulierungen, Formatierungsregeln usw.). Das ist auch für eine Einzelredaktion sehr hilfreich, denn wer weiß schon, wie er bestimmte Dinge in der Vergangenheit umgesetzt hat.

Michael Rohde, 1967 in Lehrte geboren, studierte Technische Redaktion an der Fachhochschule Hannover. Nach erfolgreichem Abschluss lernte er die Vielseitigkeit des Berufes bei unterschiedlichen Dienstleistern für Technische Dokumentation kennen. Nach mehrjährigen Beschäftigungsverhältnissen in Baden-Württemberg und Hessen arbeitet er seit nunmehr 12 Jahren bei der iTAC Software AG in Rheinland-Pfalz (Hauptsitz in Montabaur). Dort ist er verantwortlich für die Erstellung, Pflege und Übersetzung sämtlicher Produktdokumentationen.

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