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North American ST4 Power User

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Peter Wagner ist Berater für Dakota Systems in Chicago, einem US Unternehmen, das Verlags- und Content-Management-Software entwickelt. Vorher arbeitete er mehr als 25 Jahre bei Siemens Building Technologies in Buffalo Grove in der USA . Er hält einen Master Degree in Journalismus und ist Mitglied bei der Society for Technical Communications. In seiner Karriere hat er fast alle Aspekte der technischen Kommunikation kennengelernt: Er arbeitete als Fachjournalist in einem technischen Verlag, schrieb gedruckte Anleitungen, Online-Hilfen und User Interfaces für Windows Programme oder hielt Schulungen für RoboHelp. 2008 wurde er Key User für ST4 bei Siemens Building Technologies und hat uns auf der SCHEMA Conference 2015 von seinen Erfahrungen erzählt.

Peter, kannst du uns ein wenig über Siemens Building Technologies erzählen?
Wir stellen Steuersysteme und -produkte für Heizungs-, Belüftungs- und Klimaanlagen her; außerdem auch noch Brandschutz- und Sicherheitssysteme. Dabei decken wir eine breite Produktpalette ab: Angefangen von Hardware wie Ventilen und Antrieben bis hin zu Software. Und alles dazwischen natürlich auch.

Entsprechend vielfältig ist auch unsere Dokumentationslandschaft: Wir erstellen Datenblätter, Marketingunterlagen, Handbücher, Serviceanleitungen und vieles mehr. Und sprechen sowohl interne Zielgruppen (Vertrieb, Service und Support) als auch externe (Interessenten und Kunden) an. Typischerweise liefern wir dann in Print (PDF) und Microsoft HTML Help (.chm) aus.

Wie seid ihr denn zu ST4 als Redaktionssystem gekommen?
2006 sind wir in Buffalo Grove hoffnungsvoll mit einem Projekt gestartet. Wir wollten ein CMS System einführen und sind leider noch im selben Jahr aus Budgetgründen grandios gescheitert. 2007 bin ich zu einem globalen Projekt gestoßen, mit dem wir den SCHEMA ST4DocuManager dann auch in Buffalo Grove eingeführt haben. Und damit waren wir Teil einer globalen Siemens-Gemeinschaft, die mittlerweile auf 80 Autoren angewachsen ist. Weltweit arbeitet immer irgendjemand mit SCHEMA ST4.

landkarte
Diese Übersichtskarte zeigt die ST4 Standorte bei Siemens Building Technologies (Stand 2014).

Und was macht nun ein Key User so?
Der Key User unterstützt die User in seiner Gruppe oder Region und vertritt sie in der globalen Siemens ST4 Community. Er hilft den Autoren vor Ort mit Schulungen, bei Problemen oder ganz allgemein beim Bedienen der Software. Ehrlich gesagt, ein Key User braucht den Enthusiasmus eines Evangelisten und die Geduld eines Heiligen.

Ich selbst habe als Key User über 20 Autoren in Buffalo Grove, Florham Park, NJ und Atlanta vertreten. Neben den Aufgaben als Key User wird natürlich auch noch erwartet, dass man eine Menge Projekte abwickelt. Wir haben deshalb drei lokale Key User bestimmt, um die Belastung erträglich zu halten.

Wie arbeitet ihr mit ST4 ?
Für den Umstieg haben wir zunächst einmal alle neuen Produktlinien komplett in ST4 angelegt. Bestehende Produktlinien haben wir erst dann in ST4 importiert, wenn sie upgedatet wurden. Ach ja, und eine kleine Anzahl von Produkten haben wir in den alten Tools weitergepflegt, weil wir sowieso wussten, dass die Produktlinie bald auslaufen wird.

Was sind denn die größten Unterschiede zu eurer früheren Arbeitsweise?
Tatsächlich sind die größten Herausforderungen gar nicht technischer Natur, sondern eher kulturell. Die Autoren haben weniger Einfluss auf die Dokumentformatierung. Manche stört das. Aber ehrlich gesagt, war das für mich eine Befreiung: Statt mit Word zu kämpfen, kann ich mich darauf konzentrieren, guten Content zu schreiben. Und ein CMS zwingt dich wirklich, strukturiert zu schreiben. Wenn man zuvor viel mit Copy und Paste gearbeitet hat, dann ist das natürlich erst mal eine Umstellung.

Klappt das denn technisch alles?
Also zunächst einmal: Du musst die IT-Abteilung auf deine Seite bekommen. Ohne die klappt das nicht. Denn ST4 läuft auf den Servern der IT und da sind deren Infrastruktur und Support einfach entscheidend. Bei uns war die IT-Betreuung leider extern vergeben. Da war die Beziehung ohnehin schon immer, na ja, sagen wir mal „anstrengend“. Und da war es gut zu sehen, dass sich mindestens 90 % aller sogenannten „ST4-Probleme“ dann als Infrastruktur-Fehler herausgestellt haben.

Zum Abschluss: Was hat dich persönlich am meisten bewegt?
Am meisten hat mich fasziniert, wie problemlos Leute in verschiedenen Quellsprachen zum selben Dokumentenbestand beitragen können. Klar, da sind vorab einige Prozesse zu definieren und Standards festzulegen. Aber dann arbeiten zum Beispiel deutsche und amerikanische Autoren reibungslos am selben Projekt, jeder in seiner Sprache und von seinem Standort aus. Und das schweißt eine globale Gemeinschaft wirklich zusammen.

Vielen Dank für dieses spannende Gespräch
Vielen Dank an euch!

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