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Klare Leseempfehlung: Technische Dokumentation mal ganz anders betrachtet

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Unser langjährige Kunde Ralf Robers hat zusammen mit Martin Böcker 2015 das Buch „Kundendokumentation für Konsum- und Investitionsgüter“ veröffentlicht. Aus unserer Sicht verdient es das Prädikat „besonders gehaltvoll“. Es nimmt wirklich den gesamten Erstellungsprozess der technischen Dokumentation unter die Lupe und betrachtet alle Facetten – vom Management bis zur Qualitätssicherung über Schreiben und Gestalten. Und bei allen Themen halten die Autoren die Balance zwischen Theorie (sehr anschaulich!) und Handlungsperspektive. Deshalb möchten wir es hier etwas ausführlicher vorstellen. Hierzu haben wir Ralf Robers ein paar Fragen gestellt.

Herr Robers, Ihr Buch ist eine umfangreiche Übersicht zur Erstellung von Dokumentation für Konsum- und Investitionsgüter. Mir ist die spannende Kombination von Autoren aufgefallen. Wie kam es zu diesem gemeinsamen Projekt?
Die Entscheidung zu diesem Buch fiel etwa im Frühjahr 2013. Es war Martin Böcker, der mich damals anstiftete, dieses Projekt gemeinsam mit ihm anzugehen. Zu der Zeit waren wir beide bei der Siemens Logistics & Airport Solutions in Konstanz mit Führungsaufgaben in der Technischen Dokumentation betraut: Martin Böcker als Leiter der Technischen Redaktion und ich als sein Abteilungsleiter. Eines Tages sprachen wir eher beiläufig darüber, dass wir durch unsere langjährige Tätigkeit in der Technischen Dokumentation – er in der Mobiltelefon-Branche, ich im Sondermaschinenbau – doch eigentlich wertvolles und umfangreiches Praxiswissen angesammelt haben müssten. Durch unsere längere Zusammenarbeit wussten wir, dass uns beiden sehr viel daran liegt, diesen Erfahrungsschatz mit anderen zu teilen. Damit war quasi schon der Grundstein gelegt. Und da Martin Böcker wegen seines ersten Buches bereits über gute Kontakte zum Beuth-Verlag verfügte, haben wir nach kurzer Überlegungszeit schließlich Nägeln mit Köpfen gemacht.

Was war Ihre Motivation, dieses Buch zu verfassen? Für wen schreiben Sie eigentlich?
Wie bereits erwähnt, haben Martin Böcker und ich Spaß daran, anderen Menschen unser Praxiswissen zu vermitteln. Ferner verbindet uns die Faszination über die Vielschichtigkeit und ansteigende Bedeutung der Technischen Dokumentation. Bei der Marktrecherche vor Beginn der Arbeiten am Buch haben wir zudem festgestellt, dass unter der Vielzahl an Publikationen über Technische Dokumentation kein Buch zu finden war, das eine umfassende Sicht aus der Perspektive von Verantwortlichen bietet. Eine richtige Einschätzung wie uns Dr. Michael Fritz, Geschäftsführer der tekom, in seinem Geleitwort bestätigt. Bei der Zusammenstellung der Themen zu diesem Buch hatten wir von Anfang an drei Personengruppen im Auge. Da ist zum einen der Technische Redakteur, der sich in die Leitungsfunktion weiterentwickeln möchte und hierbei Hilfestellung hinsichtlich Organisation und Management sucht. Zum anderen möchten wir Seiteneinsteigern oder Führungskräften, die das Arbeitsgebiet der Technischen Dokumentation neu übernehmen einen Überblick über die wesentlichsten fachlichen Aspekte geben. Und schließlich haben wir an diejenigen gedacht – vor allem Führungskräfte – die bisher eine falsche oder unvollkommene Sicht auf unser Fachgebiet haben. Ihnen wollen wir darstellen, wie bedeutsam und facettenreich die Technische Dokumentation heutzutage tatsächlich ist und welches Potenzial sie besitzt.

Wegen der gelungenen sprachlichen Darstellung der Sachverhalte und auch aus didaktischer Sicht ist das Buch sehr empfehlenswert. Angesichts der Vielzahl der Themen schaffen Sie es stets, die Sachverhalte knapp und präzise darzustellen. Wie kommt die außergewöhnliche Klarheit zustande?
Nun ja. Aus meiner Sicht verbindet uns beide das grundsätzliche Interesse an Sprache und sprachlicher Gestaltung. Wir schätzen präzise und geschliffene technische Texte ebenso wie fesselnde Prosa. Ich denke, dass es ohne ein gewisses Sprachgefühl und Übung nicht möglich ist, hochwertige und gleichzeitig leicht lesbare, also gut verständliche Fachtexte zu schreiben. Hinzu kommt aber sicherlich auch Talent. Sehen Sie es einmal so: Wir Autoren liefern mit diesem Buch ja quasi eine Art Arbeitsprobe ab. Da wäre es unserem Ruf bestimmt nicht zuträglich, wenn wir als Fachleute für technische Literatur hier sprachliche Nachlässigkeit abliefern würden. Verblüffender Weise ähnelt sich unser Schreibstil sogar, so dass für viele Leser vielleicht nicht mal auf Anhieb erkennbar ist, aus wessen Feder der Text stammt.

Wenn Sie über Organisation und Management schreiben, geben Sie nicht nur ganz konkrete Informationen z. B. über Kostenkalkulation oder Vertragsformen mit externen Dienstleistern an. Sie sprechen mit aller Selbstverständlichkeit auch Themen an wie Führungsqualitäten, Motivation und Stressreaktionen. Das ist für ein Buch über Technische Dokumentation eher ungewöhnlich. Warum war es Ihnen besonders wichtig?
Weil das wichtige Themen vor allem für Technische Redakteure sind, die sich bisher nur mit der fachlichen Dimension ihrer Tätigkeit beschäftigt haben. Es ist uns ein besonderes Anliegen deutlich zu machen, dass für die Weiterentwicklung in die Führungsaufgabe oder in eine erweiterte Verantwortung zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich sind. In der Regel treten die Fachaufgaben dann sogar in den Hintergrund und völlig andere Themen bekommen viel größere Bedeutung. Wenn sich die Technische Dokumentation als wichtiger Beitrag zum Unternehmenserfolg auf Dauer in den betrieblichen Organisationen verankern soll, braucht es Technische Redakteure, die sich trauen, eine Führungsrolle zu übernehmen. Hierzu wollen wir ermutigen und aufzeigen, worauf es ankommt. In dieser Hinsicht hebt sich unser Buch tatsächlich von eventuell vergleichbaren Publikationen ab.

Sie geben auch einen umfassenden Überblick darüber, wie Informationen entstehen und organisiert werden – sowohl was die Anforderungen angeht als auch seitens der praktischen Umsetzung. Dazu stellen sie Technologien vor und sprechen das Thema Content Management System an. Was ist, was die technische Unterstützung betrifft, aus Ihrer Sicht das Wichtigste?
Die technische Unterstützung ist erst in zweiter Linie entscheidend. Viel wichtiger ist eine sorgfältige Analyse der bestehenden Verhältnisse. Das kann zugegebenermaßen sehr anstrengend sein, entscheidet aber eindeutig darüber, ob sich die Anschaffung einer unterstützenden Spezialsoftware wirklich lohnt. Gerade die Anschaffung eines Content Management Systems erfordert ganz grundlegende konzeptionelle Vorarbeiten. Das wird sehr oft unterschätzt, denn es gibt ziemlich viele Dinge zu beachten. Hier kann ich nur dazu raten, sich durch erfahrene Fachleute unterstützen zu lassen.

Was wäre ein Buch über Technische Dokumentation ohne die Aspekte Sprache und Gestaltung! Hier sprechen Sie alle Faktoren und Gesichtspunkte an, die zu einem hochqualitativen Ergebnis führen. Auch beim Thema Gestaltung vermitteln Sie viele Grundlagen. Stimmt der Eindruck, dass Sie sich mit dem Thema multimediale und interaktive Inhalte besonders auseinander gesetzt haben?
Ja, denn spätestens seit Beginn der rasanten Verbreitung von Smartphones und Tablets haben diese Gestaltungsformen eine enorme Bedeutung bekommen. Aber natürlich haben wir in unserem Buch nur auf grundsätzliche Aspekte eingehen können. Hier war uns wichtig, eine Übersicht über die aktuellen Möglichkeiten zu präsentieren und auf die jeweiligen Besonderheiten einzugehen. Gerade weil es bei diesen Gestaltungsmitteln zu ständigen Innovationen kommt, haben wir auf eine zu detaillierte Betrachtung verzichtet. Es wird aber sehr wohl erläutert, welche konzeptionelle Vorarbeit nötig ist, um multimediale und interaktive Inhalte richtig und anforderungsgerecht einzusetzen. Es wird zum Beispiel beschrieben, welche Arten von Smartphone-Apps es gibt und welche Rahmenbedingungen für ihren Einsatz erfüllt sein sollten.

Kommen wir zum Thema Produktion und Qualitätssicherung bzw. Usability-Tests. Auch hier erhält der Leser kurz und knapp alle wesentlichen Informationen, um sinnvolle Entscheidungen für den Prozess treffen zu können. Was ist Ihrer Erfahrung nach der größte Fehler bei der Qualitätssicherung bzw. worauf kommt es besonders an?
Qualitätssicherung wird von vielen als abschließender Schritt eines Produktionsprozesses betrachtet. So unter dem Motto: „…und am Schluss messen wir, ob das Ergebnis in Ordnung ist.“ Diese Sichtweise greift jedoch zu kurz. Vielmehr sollte Qualitätssicherung integraler Bestandteil des gesamten Arbeitsprozesses sein. Damit das in der Technischen Dokumentation möglich ist, wird ein klares Regelwerk benötigt: der Redaktionsleitfaden. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass dieses zentrale Instrument der Qualitätssicherung sehr oft vernachlässigt wird. Die Folgen kann sich jeder ausmalen: uneinheitliche Gestaltung, falsch aufgebaute Warnhinweise, unterschiedliche Formulierungen und vieles andere mehr. In unserem Buch haben wir diesem Thema deshalb ein eigenes Kapitel gewidmet. Der Leser erhält eine Anleitung, nach welchen Grundsätzen ein Redaktionsleitfaden aufgebaut sein sollte, welche Inhalte wichtig sind und welche technische Plattform empfohlen wird. Der größte Fehler wäre also, in der Technischen Dokumentation auf einen Redaktionsleitfaden zu verzichten. Das Thema Usability-Tests haben wir bewusst mit aufgenommen. Martin Böcker hat selbst viele Jahre ein Usability Labor bei Siemens geleitet und auch eine Reihe von Usability Tests von Kundendokumentationen durchgeführt. Die besonderen Anforderungen an Tests von Bedienungsanleitungen werden sehr selten in der Literatur beschrieben.

Das Thema Zielgruppe zieht sich wie ein roter Faden durch das ganze Buch – auch indem Sie selbst stets Ihre Zielgruppe im Auge haben. Andererseits schaffen Sie den Spagat zwischen Technischer Dokumentation als Unternehmensaufgabe und Technischer Dokumentation für sich betrachtet. Wenn wir das Buch als Ihr Vermächtnis betrachten, was würden Sie Ihrem Leser am liebsten mit auf den Weg geben?
Die ersten Reaktionen auf unser Buch waren äußerst positiv. Martin Böcker und ich haben das Gefühl, dass wir mit unserem Ansatz, einen umfassenden Einblick ins Thema Technische Dokumentation zu versuchen, die richtige Entscheidung getroffen haben. Es wäre schön, wenn wir mit diesem Buch auch Leser erreichen könnten, die sich bisher nur wenig oder gar keine Gedanken zum Thema Kundendokumentation gemacht haben. Das Beste was uns also passieren kann ist, dass das Buch weiterempfohlen wird und sich dadurch die Inhalte noch weiter verbreiten, als im Kreise derer, die mit dem Thema ohnehin beruflich zu tun haben.

Herr Robers, vielen Dank für das aufschlussreiche und interessante Gespräch!

Titel: Kundendokumentationen für Konsum- und Investitionsgüter: Kritische Erfolgsfaktoren für Management und Erstellung.
BeuthDieses Praxisband ist eine ausführliche und verständliche Einführung in die Erstellung und das Management von Kundendokumentationen (sowohl Bedienungs- und Gebrauchsanleitungen als auch Dokumentationen für den Maschinen- und Anlagenbau).
Das Buch richtet sich an Doku-Verantwortliche und an all diejenigen, die Interesse daran haben, Dokumentationserstellung in ihrer Gesamtheit zu begreifen. Es vermittelt eine breite und differenzierte Übersicht über all die Faktoren – Prozesse, Technik, Mensch – die für eine zielorientierte und erfolgreiche Dokumentation berücksichtigt werden müssen. Sie geben konkrete Empfehlungen und illustrieren Ihre Aussagen durch klare und praxisnahe Beispiele.
Autoren: Martin Böcker, Dipl.-Ing. Ralf Robers
Herausgeber: DIN e.V.
Ausgabedatum: 2015-10
1. Auflage, 484 Seiten, A5, Broschiert
Preis: 64,00€
https://www.beuth.de/de/publikation/kundendokumentationen-konsum-investitionsgueter/191813093

Autor: Sebastian Göttel

Seit 1998 bei der SCHEMA. Anfangs in der Entwicklung, dann in der Beratung und schließlich im Vertrieb. Seit 2005 Leiter Vertrieb. Je nach Blickwinkel Abstieg oder Karriere. Denkt sehr gerne darüber nach, wie man komplexe Anforderungen mit unserer Standardsoftware abdecken kann. // Since 1998 with SCHEMA. Initially in development, then in consulting and eventually sales. Since 2005 Director Sales. Depending on your point of view descent or career. Thinks often about how to meet complex requirements with our standard software.

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