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Miele macht es vor: Automatisiertes Layout funktioniert

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Content-Management und Layouting – das waren bis vor Kurzem noch weitgehend unterschiedliche Disziplinen bei Miele. Mit der XML-Revolution und dem folgenden Umzug der Inhalte in SCHEMA ST4 änderte sich die tägliche Arbeit. Der daraus resultierende Performancegewinn in der Inhaltsverwaltung machte jedoch Eines ganz deutlich: auch der klassisch ausgelagerte DTP-Prozess musste sich ändern. Schnell kam die Frage auf, ob ST4 diesen verlustfrei übernehmen und automatisieren kann. All das unter der Berücksichtigung der sehr hohen Qualitätsanforderungen an die Kundendokumentationen.

Adrian Schröder, Leiter des Contentmanagement-Teams im Technischen Informationsmanagement bei Miele, hat die Erfahrungen aus der Umstellungsphase der Technischen Dokumentation bei der diesjährigen SCHEMA Conference geschildert. Es ging nicht nur darum herauszufinden, ob ST4 überhaupt „layouten“ kann, sondern auch, wie flexibel und effizient dieser Prozess ist.

Paradigmenwechsel?

Ein großes Wort, aber ganz unzutreffend ist es sicher nicht. Denn bei Miele gehört das Layouten, Schriftsetzen und Grafikerstellen zum Alltag eines technischen Redakteurs. Bei der Fülle an Inhalten und Formaten sind dabei über die Jahre sehr anspruchsvolle Anforderungen an die gestalterische Arbeit erwachsen. Jeder einzelne Redakteur greift täglich in das Layout ein – korrigiert Absätze, Bildgrößen und Titelseiten. Das bedeutet viel Handwerk fernab von der abstrakten Arbeitsumgebung eines Content-Management-Systems. Und ebendieses sollte nun die Arbeit automatisieren können?

Erste Hürde: der Layouttransfer

Miele liefert täglich viele verschiedene Dokumenttypen aus: von Gebrauchsanweisungen über Installationspläne bis hin zu Umbau- und Montageanleitungen. Alle gekennzeichnet durch völlig unterschiedliche Inhalts- und Formattypen.

Zunächst musste also ein Weg gefunden werden, alle bestehenden Layouts direkt in den Produktionsprozess von ST4 zu integrieren. Der Page Layout Designer stellte dabei eine performante Lösung dar, Bestandsdokumente einfach nachzubauen. Dabei half vor allem die WYSIWYG-Funktionalität, wie Adrian Schröder berichtet.

Wie effizient ist Layouting in ST4?

Einmal erstellt, profitiert Miele mit den PLD-Layouts nun auch im gestalterischen Bereich von allen XML-Funktionalitäten. Dank Vererbbarkeit können layoutspezifische Konfigurationen mit einem Klick auf die unterschiedlichsten Inhalte übertragen werden. Und es sind schon beeindruckende Zahlen, die Adrian Schröder vorlegt: Der Performancegewinn liegt in einzelnen Prozessen, wie z. B. der Erstellung der Verpackungslayouts, bei rund 70%.

Grafik_Miele

Ehemalige „Sorgenkinder“ sind kein Thema mehr

Im Detail zeigt sich eine Effizienzsteigerung auch in den Displayabbildungen von Miele. Sind diese einmal mit dem Callout Designer angelegt, muss der technische Redakteur nicht mehr eingreifen. Denn die Textinhalte für alle benötigten Sprachen holt sich ST4 über Variablentabellen aus einer Datenbank. Werden Inhalte dort geändert, überträgt sich das auch auf alle neu erzeugten Callout Grafiken.

Daneben sind Tabellen bei der redaktionellen Arbeit bei Miele von großer Bedeutung. So existieren für den gesamten Produktkatalog unterschiedlichste Tabellenvarianten und -inhalte, die ständig anpassbar sein müssen. Auch diese dürfen im schlimmsten Fall nicht den (Layout-)Rahmen sprengen. Dabei helfen viele XML-Auszeichnungen, mit denen die Tabellen im Editor möglichst individuell gestaltet werden können. Tabellenvarianten werden darüber hinaus direkt über den Projektbaum angesteuert.Grafik2_Miele

Auch im Übersetzungsworkflow hat sich Einiges getan: Mit einem Mausklick konfiguriert ST4 von der Quellsprache abweichende Displaysprachen, so dass spezifische Inhalte in der Sprache des geräteeigenen Displays ausgegeben werden können. Auf Wunsch werden automatische Spaltenumbrüche abhängig von der gewählten Sprache erzeugt.

Anpassungsfähige Layouts

Nun weiß jeder, dass sich nicht alles im Produktionsprozess automatisieren lässt. Kleine Änderungswünsche und Schönheitsfehler kann und wird es immer geben. Automatisch gesetzte Inhalte bergen immer auch das Risiko von Layoutpatzern, vor allem, wenn in unterschiedlichen Sprachen produziert wird. So wird aus einem Einzeiler im Englischen schnell mal ein Zweizeiler im Deutschen. Dem einen oder anderen Redakteur dürften – wenn auch namentlich nicht bekannt –weiterhin sogenannte „Schusterjungen“ und „Hurenkinder“ über den Weg laufen.

In all diesen Fällen muss eine schnelle Reaktion möglich sein und das doch bitte nicht über die Änderung des Inhalts, wie Schröder betont. Denn auch bei Miele war dies bis vor kurzem oft die einzig pragmatische, wenn auch unbeliebte, Lösung. Der Ruf nach einer Möglichkeit, relative Werte in den Inhalten anzupassen, ohne den Inhalt selbst zu verändern, wurde lauter. Und erhört: seit dem letzten ST4-Update arbeitet das Team nun täglich mit dem Layout Recall. Jetzt wird tatsächlich passend gemacht, was nicht passt. Mit dem Vorteil, dass hier nicht direkt an den Inhalten rumgewerkelt wird, sondern ausschließlich am dokumentspezifischen Layout. Und alles, was geändert wird, lässt sich abspeichern und wird bei der nächsten Produktion wieder verwendet.

Praktischer Zusatznutzen

In einem ST4-Layout schlummert durchaus weiteres Potential. Miele nutzt dieses so zum Beispiel auch, um angeschlossene Prozesse zu optimieren. Im Layout werden dann auf Knopfdruck Knoten-IDs ausgegeben oder noch nicht übersetzte Inhalte farblich markiert – das spart Zeit, Arbeit und freut den Übersetzer.

Hat sich der Umzug gelohnt?

Adrian Schröder zieht ein durchaus positives Fazit: Ja, die Performance wurde um Weiten verbessert. Und ja, die tägliche Arbeit habe sich dafür zwar ändern müssen. Die gewonnene Zeit und Energie fließt dafür nun vermehrt in die reine Texterstellung und qualitätssichernde Maßnahmen.

Im Hinblick auf sichere Dokumentationen und eine steigende Anzahl von Gerätevarianten ist das ohne Zweifel ein erfreulicher und gewinnbringender Trend.

Nach langjähriger Tätigkeit als Consultant, Produktmanager und anschließend Entwicklungsleiter im Bereich Enterprise Content Management wechselte Adrian Schröder 2009 als Redaktionskoordinator nach Miele. Verantwortlich ist er für die Koordination der Erstellungsprozesse von produktbegleitenden technischen Dokumentationen. Seit 2016 leitet er in der Abteilung Technisches Informationsmanagement den Bereich Redaktionssysteme.

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