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ST4 im Verbund mit anderen Expertensystemen – Geberit bringt zusammen, was zusammen gehört

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Technische Dokumentation ohne aktuelle Produktdaten: das geht gar nicht. Falsche Technische Daten, Bemessungen, Seriennummern und Begrifflichkeiten verwirren nicht nur den Leser, sondern können auch rechtliche Folgen haben. Natürlich kann man fleißige Redakteure beauftragen, die Informationen in ST4 stets aktuell zu halten. Bis zu einer bestimmten Datenmenge ist das vielleicht realisierbar. Was aber bei einer großen Menge an Produktdaten, noch dazu, wenn sich diese dauernd ändern?

Vor genau solch einem Berg an Arbeit – genau genommen vor den technischen Daten zu ca. 6 000 Produkten und 16 000 Artikeln – stand auch Geberit. Werner Trefzer, dort verantwortlich für die Technische Dokumentation, das Produkt- und Ersatzteilkatalogwesen, den Sprachendienst sowie die Produktdaten- und Ersatzteildatenpflege, hat bei der diesjährigen SCHEMA Conference gezeigt, wie sich ein solch komplexer Prozess deutlich vereinfachen lässt.

Abkopplung der Produktdaten vom CMS

Geberit befand sich bis vor sechs Jahren in einer ähnlichen Lage, wie anfangs beschrieben: Alle Produktdaten lagen in einem CMS vor. Das hieß jedoch, dass außer den technischen Redakteuren niemand Produktdaten erfassen, pflegen oder gar neue Produkte anlegen konnte – für die Redaktion eine sehr zeit- und arbeitsintensive Zusatzaufgabe.

Geberit musste die Reißleine ziehen. In einem ersten Schritt entwickelte man vor vier Jahren in Zusammenarbeit mit allen betroffenen Abteilungen ein neues Datenmodell für die Produktdatenhaltung und implementierte STEP, eines der führenden PIM-Systeme am Markt. Nach der Implementierung wurden die neu strukturierten Produktdaten auf STEP ausgelagert.

Ziel erreicht?

Damit war den Produktmanagern und den Technischen Redakteuren schon einmal sehr geholfen – die Produktdatenpflege als Managementaufgabe war gelöst. Als 2015 dann SCHEMA ST4 das alte CMS im Unternehmen ablöste, galt es aber noch eine Anbindung zwischen STEP und ST4 herzustellen, um technische Daten direkt aus STEP nach ST4 importieren zu können. Ansonsten hätten die Technischen Redakteure die benötigten Informationen händisch aus STEP in die technischen Dokumente übertragen müssen. Das wäre nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig gewesen. Denn es gilt unter allen Umständen zu verhindern, dass man letztlich „tote Informationen“ in ST4 einpflegt, wie Werner Trefzer berichtet. Das wäre ein Zustand wie vor Zeiten des Single-Souce-Publishings.

Neben den Produktdaten musste auch die Terminologiedatenbank sinnvoll an ST4 geknüpft werden. Bereits vor der ST4-Einführung lief diese bei Geberit über SDL Multiterm. Die Frage war nun, wie man die Daten so integrieren kann, dass die Autorenunterstützung in ST4 zum einen stets aktuelle und zum anderen eindeutige und kontextabhängige Vorschläge anbietet.

Geberit1

Um die Eingangsfrage zu beantworten: Ziel erreicht? Jein.

Ja, weil die Produktdatenbearbeitung erfolgreich vom redaktionellen Kontext losgelöst wurde. Und nein, weil einerseits die Produktdaten nur auf indirektem und damit fehleranfälligen Weg in ST4 gelangen, andererseits die ST4-eigene Autorenunterstützung SDL Multiterm noch nicht effizient nutzen konnte.

Auf direktem Weg zurück

Was also noch fehlte, war die Integration der drei Expertensysteme. Und um die zu erreichen, nutzt Geberit jetzt die Standardschnittstellen von ST4.

Die Produktdaten werden über Excel-Tabellen aus STEP exportiert. Und nach dem Import in ST4 stehen sie dort als Datenknoten zur Verfügung. Um kurz die Größenordnung aufzuzeigen: Es geht um ein Volumen von fast 1,5 Mio. Tabellenzellen oder rund 22 000 Produkt- und Artikelknoten.

Dank der Datenknoten haben die Redakteure in ST4 nun Zugriff auf aktuelle Produktdaten. Allerdings ohne sie „anzufassen“, es genügt ein Verweis auf die Datenknoten. Gibt es durch einen neuen STEP-Import Änderungen in Datenknoten, ist dies über die Versionierung nachvollziehbar.

Geberit2

Das Schöne, meint Werner Trefzer, ist dabei vor allem die Validierung und gleichzeitige Versionierung, sobald es Änderungen gibt. Die technischen Redakteure können bei Bedarf nachschauen, was sich wo und wann geändert hat und damit die Bearbeitungshistorie genau nachvollziehen.

Autorenunterstützung immer up to date

Ähnlich verhält es sich mit der Terminologie. Auch sie wird über ein standardisiertes Austauschformat (TBX) aus dem Quellsystem SDL Multiterm exportiert und über den Lexikonimport in ST4 übernommen.

Beim Export aus SDL-Multiterm läuft die Terminologie durch einen Datenfilter. Dieser sorgt dafür, dass an der Schnittstelle in ST4 exakt das TBX-Format ankommt, das ST4 ohne weitere Bearbeitung einlesen kann. Somit ist es zum Beispiel auch möglich, Zielgruppenterminologie zur Autorenunterstützung heranzuziehen, denn Installationsanleitungen können sowohl an Endkunden als auch an Installateure adressiert sein. Über die Autorenunterstützung von ST4 haben die Redakteure beim Schreiben direkten Zugriff auf diese qualifizierte und ausgewählte Terminologie. Ohne diese – ganz analog zu den Produktdaten – selbst pflegen zu müssen.

Mission erfüllt

Es ist schon eine interessante Geschichte, die der Prozess der Datenhaltung bei Geberit durchlaufen hat. Am Anfang steht ein Single-Source-Konzept mit einem gravierenden Nachteil: Es vereint alles in einem System, das allerdings nur für einen Mitspieler (nämlich die Redaktion) wirklich geeignet ist.

Der nächste Schritt kann also nur in einer Landschaft aus verschiedenen Expertensystemen bestehen, die die jeweiligen Prozessteilnehmer in ihrer Aufgabe als Produktmanager oder Terminologen optimal unterstützen und entsprechend rollenspezifische Workflows ermöglichen. Diesen Schritt ist Geberit auch folgerichtig gegangen.

Damit diese Ausdifferenzierung aber für die Redaktion als Hersteller der Informationsprodukte nicht zum Nachteil wird, mussten die separaten Systeme integriert werden. Und genau an dieser Stelle konnte ST4 bei Geberit seine Stärken ausspielen. Zwei Schnittstellen sorgen nun dafür, dass die Redakteure regelmäßig aktuelle Daten zugeliefert bekommen.

Und so kann sich heute der Produktmanager voll auf das Management seiner Produktpalette konzentrieren und der Terminologe auf seine Datenbank. Und am Ende, d. h. bei Redaktionsschluss, stehen in ST4 verlässliche und valide Daten zur Produktion bereit.

Werner Trefzer hat rund 25 Jahre Berufserfahrung in der militärischen und zivilen Luftfahrt und ca. 12 Jahre Berufserfahrung als Technischer Redakteur. Seit 2012 ist er Head Product Communications bei der Geberit International AG in Jona, verantwortlich für die Technische Dokumentation, das Produkt- und Ersatzteilkatalogwesen, den Sprachendienst sowie die Produktdaten- und Ersatzteildatenpflege.

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