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Content tiefgefroren – Wie Freigaben in ST4 Ihren Redaktionsprozess unterstützen

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Passend zur im Moment ja wirklich kalten Jahreszeit soll es im Post heute um das Einfrieren von Content gehen. So beschreiben wir in unseren Schulungen gerne die Freigabefunktion von SCHEMA ST4. Was steckt dahinter? Und vor allem: Was haben Sie als Redaktion davon? Um im Bild zu bleiben: Ein heißes Thema, zu dem ich heute ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern möchte.

Das Grundprinzip – definierte, rückverfolgbare Stände

Sobald Sie in ST4 einen Informationsbaustein freigeben, wird der Stand zum Zeitpunkt der Freigabe in der Datenbank gelabelt. Mit einer speziellen Versionsnummer oder einem Textlabel, das Sie individuell bestimmen können. Wenn Sie später irgendwann – nach mehreren Versionssprüngen – eine vorherige Version noch einmal benötigen, können Sie auf den Informationsbaustein in genau diesem Stand zugreifen.

Dieses Verfahren der Freigabe und Versionierung funktioniert mit allen Klassen von Informationsbausteinen in ST4. Mit Textbausteinen, Ressourcen, Variablenknoten und natürlich auch mit Projekten. Wenn Sie also aktuell an Version 11 einer Betriebsanleitung für ein Produkt arbeiten, können Sie trotzdem jederzeit auf den Stand genau dieses Dokuments in Version 2 zugreifen.

Ein Beispiel

Gehen wir das Ganze doch einmal an einem Beispiel durch. Nehmen wir an, der folgende Baustein wurde gerade erst angelegt. Es ist ein Warnhinweis – angelegt in einem Fragment, das folgerichtig noch nicht freigegeben ist:

baustein_ohne-freigabe

Wenn dieser Baustein einen für Sie definierten Stand erreicht hat, können Sie eine Freigabe setzen. Das geht ganz einfach über das Kontextmenü:

baustein_freigabe-redaktionell-setzen

Der Baustein wird jetzt mit einem Häkchen angezeigt. Und genau dieser Stand wird in der Datenbank mit einem speziellen Label versehen, sodass Sie jederzeit wieder darauf zurückgreifen können.

Das ST4-Standardsystem (der ST4 DocuManager) sieht zwei Freigabestufen vor. Die redaktionelle und die fachliche. Wenn ein Informationsbaustein beide Freigaben besitzt, sind entsprechend zwei Häkchen gesetzt.

baustein_freigegeben_redaktionellfachlich

Dieses Verfahren funktioniert wie gesagt für alle Klassen von Informationsbausteinen. Und damit Sie die Versionen auch für große Datenbestände sicher im Griff haben, gibt es in ST4 spezielle Management-Funktionen, die Sie bei der Arbeit zuverlässig unterstützen. Dazu gehören zum Beispiel der Versionenbrowser und der Freigabe Report (siehe Grafik).

versionenbrowser

Wie unsere Kunden mit Freigaben arbeiten

Der Reiz des Freigabe- und Versionierungsmechanismus liegt für Sie also darin, dass Sie Daten in ST4 ganz einfach archivieren können. Im Gegensatz zur file-basierten Arbeitsweise entstehen durch die Archivierung keine redundanten Daten.

Wenn ich über unsere Kunden nachdenke, setzen sie die Freigaben vor allem in drei Szenarien ein:

Szenario 1: Der in Anführungszeichen „einfachste“ Fall ist der, wenn Redaktionen für die Unterstützung ihrer internen Arbeitsprozesse die Freigaben benötigen. Wenn zum Beispiel jeder Stand einer Betriebsanleitung, der die Redaktionsabteilung verlässt (intern an den Vertrieb, extern zur Übersetzung oder schließlich an den Kunden) aufgehoben werden soll.

Szenario 2: Hier sind Freigaben aus prozess-technischer Sicht unabdingbar. Es handelt sich um Redaktionen mit Content-Prozessen, in denen Dokumente automatisiert zusammengestellt werden. Denn nur mithilfe der Freigabeinformationen ist es möglich zwischen verwendbaren und – weil gerade in Überarbeitung befindlich – gesperrten Informationsbausteinen zu unterscheiden. Und nur durch die Versionierung können Anleitungen für unterschiedliche Versionen eines Produkts zusammengestellt werden – wie gesagt automatisch, also ohne Eingriff eines Redakteurs.

Szenario 3: Dabei habe ich unsere Kunden aus dem Pharma-Bereich vor Augen. Sie müssen z. B. für in ST4 verwaltete Beipackzettel aufgrund normativer oder gesetzlicher Vorgaben pro Baustein wirklich jede Änderung nachweisen und transparent machen. Traceability und Electronic Signature heißen die Schlagworte in diesem Zusammenhang. Ohne die Kombination aus Freigabe und Versionierung undenkbar. Und mit ST4 sicher zu bewerkstelligen.

Unser Tipp – gut planen und an einem Testdatenbestand ausprobieren

Wie Sie sehen: Freigaben und Versionierung sind ein wichtiger Baustein in gemanagten Content-Prozessen. Sie können damit die Workflows in Ihrer Redaktion wirkungsvoll unterstützen, gerade wenn Sie mit standardisierten und wiederkehrenden Prozessen arbeiten.

Wenn Sie bisher auf explizite Freigaben verzichten aber den Einsatz dieses mächtigen Features planen, kann ich Ihnen aus der Erfahrung mit vielen Kundenprojekten folgendes Vorgehen empfehlen:

Überlegen Sie sich zuerst im Team, welche Stände in Ihrem Prozess Sie wirklich „einfrieren“ wollen. ST4 kann technisch gesehen fast jeden Komplexitätsgrad unterstützen, aber wie immer ist es gut, die Sache einfach und schlank zu halten.

Testen Sie Ihr Konzept Schritt für Schritt mit allen Beteiligten. Wann wird welche Freigabe gesetzt? Wie sollen die Labels für die Kennzeichnung der Versionen beschaffen sein? Wie arbeitet es sich mit Versionenbrowser und Freigabe Report? Und ganz wichtig: Verwenden Sie für diesen Test keine Produktivdaten, sondern einen expliziten Testdatenbestand.

Wenn Sie möchten, können wir Ihnen für ein solches Update Ihres Redaktionsprozesses einen erfahrenen Berater und Coach zur Seite stellen. Er erarbeitet gemeinsam mit Ihnen das Konzept und schult Ihr Team in der sicheren und effizienten Anwendung.

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