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CMS ferngesteuert: Kunde bestellt – und ST4 liefert automatisch

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Können Sie sich das vorstellen? Ein Kunde bestellt auf einer Web-Plattform ein technisch anspruchsvolles Produkt. Aus über 170 Optionen wählt er die gewünschten aus. Und mit Auslösen der Bestellung startet nicht nur die Fertigung seiner Individualkonfiguration. Auch die Betriebsanleitung dazu wird im Hintergrund in Auftrag gegeben. Inhaltlich so individuell wie das Produkt – aber konfektioniert, erstellt und in den weiteren Prozess integriert ohne aktives Eingreifen eines Redakteurs.

Wie ein solches Szenario mit SCHEMA ST4 als redaktionellem Herzstück funktioniert, hat Arno Schmidt auf der zurückliegenden SCHEMA Conference seinem gespannten Publikum erläutert. Bei der Otto Bock HealthCare, für die er am Standort Duderstadt die Technische Kommunikation leitet, wird dieses Verfahren der auftragsgesteuerten Gebrauchsanweisung in Kürze live geschaltet.

Was den Anstoß gab

Otto Bock HealthCare stellt Medizinprodukte her, unter anderem elektrische Rollstühle. Ottobock1Für ein neues auf Individualisierbarkeit optimiertes Produktkonzept stand nicht nur die Auftragsabwicklung und Produktion vor einer gewaltigen Herausforderung. Auch die Technische Redaktion und die Erstellung der Gebrauchsanleitungen galt es, in den einzelauftragsgesteuerten Prozess zu integrieren.

Schnell war klar: Kundenindividuelle Gebrauchsanleitungen für ein Produkt mit über 170 Optionen bei einem Produktionsvolumen von 5000 Einheiten pro Jahr kann eine Technische Redaktion nicht manuell zusammenstellen und verwalten. Es wird eine ganz neue Form der Prozessautomation benötigt.

Komplexer Prozess im Schnelldurchlauf

Was sich heute – fast am Ende des Entwicklungsprojekts – recht einfach und schlüssig erzählen lässt, hat zeitweise ein Team aus fast 15 Experten beschäftigt. Von Otto Bock selbst, von SCHEMA als CMS-Hersteller, von SealSystems als Integrationspartner und einem SAP-Experten von Sycor BIT.

ottobock2Und so läuft das Verfahren seit Ende letzten Jahres: Ein Kunde bestellt im Web Shop von Otto Bock einen Rollstuhl. Aber nicht irgendeinen, sondern ein individuell auf seine Bedürfnisse angepasstes Hightech-Produkt. Front- oder Heckantrieb? Gefederte oder ungefederte Lenkradschwinge? Niedrigste Geschwindigkeit (6 km/h) oder doch lieber die schnellste Variante (14 km/h)? Wie schon oben erwähnt: Es gibt über 170 solcher Optionen.

Diese Bestellung kommt in SAP an und erzeugt dort einen Fertigungsauftrag. Und sobald die Montage startet, kommt die Dokumentation ins Spiel. Über das Zusammenspiel von CMS-Connect (einer speziellen Schnittstelle) und von ST4 Automated Publishing Extension (APX) wird ST4 als Redaktionssystem mit den Produktmerkmalen des Rollstuhl-Unikats gefüttert. Das heißt konkret: An allen Bausteinen, die auf die neue Produktvariante zutreffen, setzt ST4 ein entsprechendes Filtermerkmal (realisiert über Taxonomien). Und sobald das passiert ist, findet die automatische Generierung der Gebrauchsanweisung statt.

Die individuelle Gebrauchsanweisung wird in SAP abgelegt, gedruckt und an die Stelle im Produktionsprozess geliefert, an der die Endqualitätskontrolle des Rollstuhls stattfindet. Und so schließt sich der Kreis zum Kunden. Er bekommt zu seiner Bestellung eine 100 Prozent passgenaue Anleitung.

Wie gesagt: Das alles geschieht, ohne dass jemand aus der Redaktion Hand anlegen muss. ST4 steht in einer vollautomatisierten Prozesskette und wird in diesem Sinne wirklich ferngesteuert.

Hohe Anforderungen an die Redaktion

Natürlich: ‚Automatisch‘ heißt ganz sicher nicht, dass keine Redaktion mehr benötigt wird. Nur hat die Redaktion nichts direkt mit der Generierung der Output-Dokumente zu tun – was sicher für einige unserer Leser hier im Blog eine Traumvorstellung ist. Aber andererseits ergibt sich für das verantwortliche Team aus zwei Redakteuren und einem Grafiker eine ganze Menge zusätzlicher Anforderungen.

Punkt Nummer 1: Die Texte sind komplett durchstandardisiert. Schreiben für dieses Projekt heißt, sich auf Schritt und Tritt an ganz feste Regeln zu halten. Denn ohne das wäre die automatische Generierung der Informationsprodukte ein qualitätstechnisches Kamikazeunternehmen.

Die hohe Produktvarianz geht einher mit einer entsprechend feingranularen Modularisierung in ST4. Wer in diesem Projekt redaktionell Hand anlegen will, muss sich also auch in puncto Modellierung und Datenorganisation 100-prozentig auf ganz strikte Standards einstellen.

Punkt Nummer 2 betrifft einen weiteren redaktionellen Aspekt: Wie lässt sich die Qualität automatisch generierter Dokumente systematisch validieren und aufrechterhalten? Dazu hat Otto Bock ein besonderes Verfahren etabliert: Jede 30. Gebrauchsanweisung wird einer besonderen Qualitätsprüfung unterzogen.

Ende gut, alles gut

Otto Bock HealthCare unterliegt als Medizintechnik-Hersteller sehr hohen Anforderungen an Prozesssicherheit und Rückverfolgbarkeit (Traceability). Nachdem alle Freigaben schließlich erteilt waren, ist das neue Verfahren Ende vergangenen Jahres produktiv geschaltet worden und „in Serie“ gegangen – Arno Schmidt und sein Team denken allerdings schon weiter. Nachdem der Pilotprozess 2016 erfolgreich abgeschlossen und sich das neue Verfahren heute bereits eingespielt hat, werden weitere Produktgruppen in die vollautomatisierte Erstellung von Gebrauchsanweisungen folgen.

 

Arno Schmidt absolvierte 1986 seine Meisterprüfung zum Orthopädietechnikermeister. Seit 1992 arbeitet er bei Otto Bock HealthCare und war dort zuerst für den Aufbau und die Leitung der Forschungs- und Entwicklungswerkstatt in Göttingen zuständig, dann für den Produktbereich Servicefertigung Silikon. 2005 wechselte er in die Technische Telefonberatung und übernahm die Einführung eines datenbankgestützten Informationssystems für die Agenten. Seit 2008 ist er für die Abteilung Dokumentation und Technische Redaktion verantwortlich und ist Leiter der Technischen Kommunikation.

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