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Redakteure, Produktmanager, Prozessverantwortliche – alle arbeiten mit SCHEMA ST4

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Ein IT-Unternehmen. Knapp 1000 Mitarbeiter – davon nutzen über 200 regelmäßig SCHEMA ST4. Was Carmen Plösch auf der diesjährigen SCHEMA Conference über den Einsatz von ST4 bei SSI Schäfer IT Solutions berichtet hat, macht uns als Hersteller zugegeben ein bisschen stolz. Denn SSI Schäfer nutzt unser CCMS abteilungsübergreifend. Es ist fester Bestandteil der zentralen Informationsprozesse und kann damit seine Potenziale besonders gut ausspielen. In diesem Post haben wir die wichtigsten Punkte aus ihrem Vortrag noch einmal für Sie zusammengefasst.

Von sieben auf 35 Clients

Zehn Jahre ist es jetzt her, dass SSI Schäfer ST4 eingeführt hat. Wie bei vielen unserer Kunden erst einmal ganz „klassisch“ für die Technische Redaktion, denn dort ist der Bedarf an explizit gemanagtem Content am offensichtlichsten. Zumal bei einem Unternehmen wie SSI Schäfer, das mit Software- und Logistiklösungen in einer sehr dokumentationsintensiven Branche zuhause ist.

An den Start ging SSI Schäfer mit sieben Clients, eine typische Ausstattung für eine größere Redaktion. Heute sind 35 Clients im Dauereinsatz, die sich die 200 Anwender dank der Concurrent User Licenses teilen können. Übrigens: SSI Schäfer verwendet den ST4 DocuManager, also unser Standardsystem ohne kundenspezifische Anpassungen.

„Klassische“ Doku, Projektmanagement, Prozessmanagement

Wir haben es ja schon angedeutet: Dieser Zuwachs spiegelt die steigende Bedeutung von SCHEMA ST4 außerhalb der Technischen Redaktion wieder. Wo hat sich SCHEMA ST4 darüber hinaus als Redaktionslösung etabliert?

Da gibt es den Unternehmensbereich „Kundenprojekte“. Das sind die Kolleginnen und Kollegen, die die kundenspezifischen Adaptionen des Lagerverwaltungssystems WAMAS® entwickeln. Eine der zentralen Technischen Redaktion sehr verwandte Aufgabenstellung und aufgrund der Wiederverwendungspotenziale ein naheliegender Kandidat für ST4. Ähnlich gelagert ist es bei der Trainings-Sektion von SSI Schäfer, dem WAMAS Campus. Dort werden mittlerweile die Schulungshandbücher und Präsentationsunterlagen mit SCHEMA ST4 betreut.

Aber wo im Unternehmen gibt es noch Bedarf an gemanagtem Content? In welchen anderen Aufgabenfeldern entstehen aus Bausteinen strukturierte und standardisierte Dokumente, für die ST4 mit seinen Stärken in Variantenmanagement, Medienneutralität und Traceability die ideale Lösung ist?

Mit dieser Frage im Hintergrund ging SSI Schäfer einen Schritt weiter – und zwar in den Bereich des Produktmanagements. Und so ist SCHEMA ST4 heute das Leitsystem für Release Notes und Produktpräsentationen.

Ein Unternehmen wie SSI Schäfer kann nur mit gut gepflegten Prozessen erfolgreich sein. Und dazu gehört ein QM-Handbuch, dessen Betreuung in einem Unternehmen dieser Größe ein eigenes Team beschäftigt. Natürlich spielen auch im Prozessmanagement standardisierte Dokumente eine große Rolle. Templates, Checklists, Guidelines und Work Instructions – diese in allen Prozessen benötigten Dokumente verwaltet SSI Schäfer mittlerweile in ST4.

ST4 – integriert und gut betreut

Wie kann das klappen? Ein CCMS als Expertensystem in so unterschiedlichen Unternehmensbereichen? Hier hat der Vortrag gezeigt: das geht sogar sehr gut, wenn man sich von Anfang an um eine systematische Integration kümmert. Wie hat SSI Schäfer IT Solutions das erreicht?

Bei jedem Integrationsschritt über die Technische Redaktion hinaus haben sich die Verantwortlichen bei SSI Schäfer IT Solutions Zeit genommen, die Bereichsleiter zu informieren und zu überzeugen. Nichts ging über deren Köpfe hinweg. Es galt Akzeptanz zu schaffen. War die Management-Ebene gewonnen, wurde ein Einführungsprojekt aufgesetzt und ST4 nach einem strukturierten Fahrplan eingeführt.

Wenn ST4 so zentral in den Informationsprozessen verankert ist, muss sich das in den Prozessvorgaben niederschlagen. Und so ist es auch: Im QM-Handbuch und den Beschreibungen der relevanten Teilprozesse ist ST4 immer explizit genannt und somit ganz offiziell integraler Bestandteil der täglichen Arbeit.

ST4 Produktion von SSI SchäferTechnische Redakteure, Trainer, Produktmanager, Prozessmanager: Die Bandbreite der ST4-User ist bei SSI Schäfer IT Solutions naturgemäß sehr groß. Für alle diese unterschiedlichen Rollen und Aufgabestellungen gibt die Technische Redaktion regelmäßig Schulungen. So sind Integration und Akzeptanz auch auf Ebene der Anwender sichergestellt.

Und wenn es bei den Anwendern Fragen im laufenden Betrieb gibt, können sie sich ebenfalls an die Technische Redaktion wenden. Das sechsköpfige Team hat die höchste ST4-Expertise im Haus und erledigt die Support-Anfragen neben der täglichen Arbeit.

Der nächste Integrationsschritt ist geplant

Die Integrationsgeschichte soll weitergehen. Auch das hat uns Carmen Plösch am Schluss ihres Vortrags noch verraten. Es gibt schon erste Pläne, ST4 auf weitere Niederlassungen der SSI Schäfer Gruppe auszurollen.

 

Carmen Plösch ist Technische Redakteurin und Koordinatorin für den bereichsübergreifenden Einsatz von SCHEMA ST4 bei der SSI Schäfer IT Solutions GmbH.  Neben ihren Dokumentationsaufgaben für das Warehouse-Management-System WAMAS® ist sie Ansprechpartnerin für alle ST4-relevanten Themen im Unternehmen. SSI Schäfer IT Solutions beschäftigt mehr als 1000 IT-Expertinnen weltweit und entwickelt neben WAMAS® Individuallösungen im Bereich der Intralogistik. Das Unternehmen gehört zur SSI Schäfer Gruppe.     

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