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SCHEMA ST4 länderübergreifend: 70 % weniger Übersetzungskosten, 60 % mehr Dokumente

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Wenn Produkte in verschiedenen europäischen Ländern hergestellt werden und am Ende der Lieferkette zu einer Anlage beim Kunden zusammengebaut werden, bedeutet das nicht nur Herausforderungen für Logistik und Vertrieb. Auch die Installations- und Betriebsanleitungen müssen stimmig sein – der Kunde will die Anlage schließlich sicher benutzen können. Und auch der Installateur benötigt die richtigen Infos an der richtigen Stelle.Als DAIKIN sich 2012 für SCHEMA entschieden hat, sollten genau diese Anforderungen zusammen in das Redaktionssystem SCHEMA ST4 übertragen werden. Der Hersteller von Anlagen für Heizung, Lüftung und Klimatisierung arbeitet multinational und hat in vier europäischen Ländern Produktionsstandorte: in Belgien, Deutschland, Tschechien und in der Türkei. Jeder Standort stellt unterschiedliche Komponenten für Klimatechnik her und erstellt die dazugehörigen Produktionshandbücher in Eigenregie.

Ausgangslage – ständig steigende Kosten

Auf der SCHEMA Conference im vergangenen Mai berichtete Bram Lowagie, der für die Produktdokumentation am Standort Belgien zuständig ist, wie DAIKIN diese Herausforderung durch die Einführung von SCHEMA ST4 meistern konnten.

Mit jeder neuen Kundenanforderung oder gesetzlichen Änderung wird eine Heizanlage oder ein Klimagerät immer komplexer. Und damit werden auch die Inhalte der Produkthandbücher immer schwieriger handhabbar. Was das bedeutet, hat DAIKIN bis 2012 erlebt: Steigende Übersetzungskosten, unnötig komplizierte Redaktionsprozesse, lange Durchlaufzeiten und Produktionszeiten der Handbücher. Wie kann eine solche Menge an Content länderübergreifend verwaltet werden?

Neues Dokumentkonzept, neues Redaktionssystem

Ausgangspunkt der ST4-Einführung war ein neues Konzept für die Produkthandbücher. Statt gedruckter Anleitungen für Installation und Betrieb – verwaltet mit Adobe FrameMaker –, gibt es heute modular aufgebaute Anleitungen für unterschiedliche Ausgabeformate und Zielgruppen. Ein Konzept, das nur mit einem CCMS wie SCHEMA ST4 realisierbar ist.

Dank ST4 als Redaktionswerkzeug liefert DAIKIN heute zu jedem Produkt eine web-basierte, umfangreiche Installationsanleitung (soft copy), die von der Aufbauplanung über die Installation und den Gebrauch bis hin zur Wartung alle kundenrelevanten Informationen beinhaltet. Eine Kurzfassung dieser Anleitung, die auf den gleichen Bausteinen basiert, aber eben „abgespeckt“ ist, wird in gedruckter Form zusammen mit dem Produkt auf den Markt gebracht (hard copy). Für den Anwender stellt DAIKIN analog dazu einen detaillierten „User Reference Guide“ bereit und wiederum als Ausdruck eine Kurzanleitung, die alle grundlegenden Anweisungen für den Endanwender erläutert.

Was für DAIKIN besonders von Nutzen ist: ST4 dient über die innereuropäischen Grenzen hinaus als Redaktionslösung für hochkomplexe Produkte. DAIKIN kann die Handbücher nun mithilfe wiederverwendbarer, modular gestalteter Inhalte produktübergreifend erstellen.

DAIKIN Product Lifecycle

DAIKIN Target Documents

70 % Übersetzungskosten gespart, 60 % mehr Dokumente

Ein schönes Beispiel dafür, wie sich SCHEMA ST4 schon nach kürzester Zeit bezahlt macht, sind die Übersetzungskosten. Bevor DAIKIN mit ST4 die Redaktionsprozesse verbessern konnte, lagen die Übersetzungskosten bei ca. 680.000 € pro Jahr. Denn jedes neue Produkt, das weltweit vertrieben werden kann, benötigte eine neu übersetzte Anleitung. Bei DAIKIN sind das bis zu zwanzig Sprachen.

Seitdem DAIKIN nun ST4 einsetzt und damit auch die übersetzten Inhalte wiederverwenden kann, sind die Übersetzungskosten bei DENV, der belgischen Niederlassung von DAIKIN, um über 70 % gesunken auf 180.000 €. Und das innerhalb von nur elf Monaten.

DENV-translation-costs

Gleichzeitig stieg der Durchsatz an bearbeiteten Dokumenten um 60 % an – denn mit ST4 als CCMS verkürzen sich sowohl die Übersetzungszeiten als auch die Zeit, die für das Veröffentlichen der Handbücher benötigt wird. Hinzu kommt, dass DAIKIN seine Inhalte flexibel in verschiedene Ausgabeformate produzieren kann. So ist eines der Ziele der nächsten Jahre, die Handbücher auch als HTML für die Anwender auszugeben. Und das ist dann nur noch eine Frage der Konfiguration des Layouts, denn die Datenbestände liegen ja bereits vor.

Seit 2016 europaweit einheitlich für alle Standorte

Nach dem Start von ST4 am belgischen Standort 2012 wurde ab 2016 auch der Standort in Tschechien mit ST4 ausgestattet. Der türkische Standort startete dieses Jahr bereits den Einsatz von ST4 und auch Deutschland wird dieses Jahr noch folgen. Denn mit ST4 kann konsistenter Content und ein konsistentes Layout gewährleistet werden. Und das für verschiedenste Produkte, Ausgabeformate, Zielgruppen und auch an verschiedenen Standorten, deren Mitarbeiter auf die gleichen Daten zurückgreifen müssen. DAIKIN hat seine vorher schwerfälligen Redaktionsprozesse, die häufig in einem exportorientierten Unternehmen mit verteilten Kompetenzen entstehen, mit ST4 wesentlich vereinfachen können. Die ursprünglichen Nachteile haben sie zum Vorteil für die Redaktion umgekehrt und dabei auch noch für eine Kostensenkung sorgen können.

 

 

Autorenporträt

Bram Lowagie begann 2005 in der Designabteilung von DAIKIN Europe (Ostende, Belgien) und ist für Prozesse und Softwaretools innerhalb des EMEA Development Center verantwortlich. In dieser Funktion koordinierte er 2012 die Implementierung von SCHEMA ST4 bei DAIKIN Europe (Ostende, Belgien), das als Content Management-System für die Produkthandbücher eingesetzt werden sollte. Derzeit leitet er die gerade laufende Einführung von SCHEMA ST4 in den anderen Designzentren in Europa. Als Supervisor des Development Support-Teams ist er heute auch für das Produktdokumentationsteam bei DAIKIN Europe (Ostende, Belgien) zuständig.

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