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ST4 als Risikomanagement-Tool bei Philips

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Mehr als 100 Benutzer auf 3 Kontinenten arbeiten bei Philips mit SCHEMA ST4: Sie erstellen damit unter anderem Gebrauchsanleitungen, die in bis zu 35 Sprachen übersetzt werden. Diese Zahlen zeigen, wie wertvoll ST4 in vernetzten Strukturen ist. Aber es kommt noch eine spannende Besonderheit bei Philips hinzu: Philips Medical Systems DMC GmbH am Standort Hamburg nutzt ST4 auch in der Service-Information für den Bereich Medizintechnik – dabei erstellen und verwalten die Mitarbeiter Fehlersuchbäume direkt in ST4.

Wir haben uns dazu mit Sascha Bähr unterhalten, der bei Philips Medical Systems DMC GmbH für die Administration von SCHEMA ST4 zuständig ist. Auf der SCHEMA Conference im Mai 2017 hat er gezeigt, wie Philips ST4 für Fehlersuchbäume verwendet – ein spannender Use Case.

Wie kam es dazu, ST4 für die Fehlerbaumanalysen zu verwenden und was war die Idee dahinter? Wie profitieren Sie heute davon?

Wir haben zuvor die Fehlersuchbäume in Microsoft Visio in Kombination mit PowerPoint erstellt. Das ist zwar in beiden Programmen gut umsetzbar – aber wenn wir die Bäume aktualisieren wollten, mussten wir für die verschiedenen Anwendungsfälle lange nach der richtigen Stelle suchen. Das hat uns einfach immense zeitliche Ressourcen gekostet. Dieses zeitaufwändige Anpassen war auch schlichtweg für unsere Mitarbeiter nicht benutzerfreundlich.

Seit wir die Fehlersuchbäume in ST4 abbilden, ist jede Information schnell auffindbar und änderbar. Wir springen ganz einfach an die exakte Position, deren Inhalt geändert werden soll. Anschließend aktualisieren wir die Fehlersuchbäume mit einem einzigen Klick und die Änderung wird an jeder relevanten Stelle übernommen. Damit können wir natürlich in deutlich weniger Zeit, aber mit erhöhter Qualität und Effizienz arbeiten.

Sie produzieren bei Philips unter anderem Röntgenröhren und diagnostische Röntgensysteme. Verwenden Sie für die Produktdokumentation ebenfalls ST4 und wenn ja, in welcher Weise?

Ja, wir verwenden ST4 nicht nur für die Fehlersuchbäume. ST4 ist für uns ein Werkzeug, mit dem wir zentral Informationen und Ressourcen abbilden können, die für verschiedene Bereiche relevant sind.

Neben den Fehlersuchbäumen bilden wir ganz klassisch auch die Service-Informationen und die Dokumentationen für den Endbenutzer unserer Medizinprodukte ab. Damit haben wir alle Produktinformationen, die unsere Redakteure benötigen, an einem Ort.

Welchen Nutzen sehen Sie hinter ST4 für Ihren Bereich bei Philips? Was hat sich verbessert, seit Sie ST4 eingeführt haben?

Für uns sind drei Features besonders wichtig: die Wiederverwendung der Informationen, das Versionsmanagement und das Variantenmanagement.

Seit wir mit ST4 arbeiten, können wir unsere Informationen, die in verschiedenen Umgebungen benötigt werden, zentral und vor allem automatisiert wiederverwenden. Zugleich können wir nachverfolgen, welche Änderungen vorgenommen wurden und den Versionsstand der Knoten und Projekte auf einen Blick sehen. Unsere Projekte haben außerdem stark voneinander abweichende Größen – das umfassendste Projekt publizieren wir in 31 Varianten. Dank ST4 lässt sich die Komplexität unserer Produkte wesentlich leichter handhaben – damit verringert sich die Durchlaufzeit und wir können die Qualität unserer Informationsprodukte garantieren.

Diese Vorteile überwiegen die Nebenwirkung, dass wir mit der Software nicht mehr ganz so flexibel arbeiten können wie vorher. Aber dafür entstehen auch weniger Fehler und die Informationskonsistenz bleibt gleichbleibend hoch.

Sehen Sie für zukünftige Projekte weiteres Potenzial für den Einsatz von ST4 bei Philips?

Da wir mit ST4 ein CMS gefunden haben, das vielen unserer Anforderungen gerecht wird, halten wir die Augen und Ohren auf, wenn sich eine weitere Einsatzmöglichkeit ergibt.

Was würden Sie noch gern mit ST4 umsetzen?

Da gibt es schon ein paar Wünsche für unsere zukünftige Arbeit mit ST4, die uns in Richtung Mobile Dokumentation bringen: Wir möchten die Fehlersuchbäume über eine App aufrufen können, um sie direkt am Produkt zu verwenden. Ein Ziel ist auch, unsere Service-Informationen statt wie bisher als PDF als HTML zu generieren. Und zu guter Letzt: Praktisch fänden wir auch einen QR-Code, der direkt auf die relevante Information verlinkt.

 

 

Interviewpartner

Sascha Bähr hat an der Hamburg University of Applied Science Elektrotechnik und an der Hannover University of Applied Science and Arts Technische Redaktion studiert. Seit 1997 ist Herr Bähr bei Philips Medical Systems DMC GmbH in Hamburg und ist dort als Information Architect für Röntgendurchleuchtungssysteme und die SCHEMA ST4 Administration zuständig.

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