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Redaktionsabläufe mit dem Workflow Designer selbst automatisieren

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Vielleicht haben Sie es ja schon gemerkt: Das Highlight der neuen Version von SCHEMA ST4 heben wir uns in unseren Posts zur tekom-Tagung immer bis ganz zum Schluss auf. Im vergangenen Jahr haben wir Ihnen mit dem Projektkonfigurator eine Komponente zur automatischen Zusammenstellung von Publikationen vorgestellt. Auch dieses Jahr geht es wieder um Automatisierung in ST4, nämlich um die Automatisierung Ihrer redaktionsspezifischen Arbeitsabläufe.

Als zentrale Neuerung bietet Ihnen ST4 2018 eine komplett neu gestaltete Workflow Engine. Herzstück ist der Workflow Designer, mit dem Sie ohne Programmierkenntnisse individuelle Arbeitsabläufe definieren können. Damit Aufgaben auch wirklich mit maximaler Effizienz bearbeitet werden, lassen sich Einzelaufgaben oder ganze Aufgabensequenzen vollständig automatisieren. Was früher Handarbeit war, können Sie also komplett von ST4 erledigen lassen. Und so mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit in Ihre Arbeitsprozesse bringen.

Wie bisher – nur viel flexibler und leistungsstärker

Wenn Sie bereits mit ST4 arbeiten, wissen Sie es natürlich: Dass unser Redaktionssystem Workflows unterstützt, ist nichts Neues. So gehört ein Set an vordefinierten Workflows schon seit langem zur Grundausstattung. Neben den marktüblichen Freigabezuständen wie „in Arbeit“ oder „freigegeben“ geben Ihnen diese Workflows in ST4 die Möglichkeit, einzelnen Personen Aufgaben zuzuweisen oder sie als Teilnehmer für einen mehrstufigen Freigabeprozess zu bestimmen.

Auch bisher hatten Sie schon die Möglichkeit, über dieses Set an vordefinierten Workflows hinauszugehen und Ihre eigenen Arbeitsabläufe mit individuellen Workflows abzubilden. Allerdings war dafür bisher Programmierung nötig. Und genau das ändert sich mit der neuen Workflow Engine – die auch darüber hinaus Ihre Gestaltungsmöglichkeiten noch einmal gewaltig erweitert.

Natürlich wird es aber auch in ST4 2018 weiterhin die bekannten Standard-Workflows geben, die zwar technisch auf den neuesten Stand gebracht wurden, grundsätzlich aber gleich funktionieren.

Workflow Designer – die Schaltzentrale

Wie funktioniert die neue Workflow Engine? Und wie arbeitet es sich damit?

Dreh- und Angelpunkt bei der Gestaltung Ihrer eigenen Workflows ist das Konfigurationswerkzeug, der Workflow Designer. Dasselbe Team, das den Page Layout Designer und den Online Media Designer entwickelt hat, hat nun die Bedienungskonzepte der beiden erfolgreichen Lösungen auch im Workflow Designer umgesetzt. Auf einer grafischen Oberfläche definieren Sie Ihre Workflows in Form von Ablaufdiagrammen. Das macht den Workflow Designer eingängig und erstellte Workflows auch für Außenstehende verständlicher.

schema st4 workflow designer

Für jeden Schritt in einem Workflow können Sie festlegen, was genau passieren soll. Die neue Workflow Engine geht damit funktional weit über die Definition von Reihenfolgen hinaus.

Ein sehr komfortables Feature dabei für Sie: Dialogfenster, die für interaktive Workflow-Schritte benötigt werden, erzeugt der Workflow Designer automatisch. Und sie funktionieren nicht nur im Windows Client, sondern auch im Web-Client.  Das gibt Ihnen die Möglichkeit, abteilungsübergreifende Workflows zu gestalten und Kollegen in Arbeitsschritte einzubinden, die ansonsten mit ST4 gar nichts zu tun haben.

schema st4 workflow wizard

Während eines Workflows kann ST4 neben der interaktiven Eingabe von Daten, Parameter auch automatisch berechnen oder vorgegebene Daten nutzen, um diese interaktiv für weitere Workflow-Schritte zu verwenden.

Einfaches Beispiel: Nach Beendigung eines Arbeitsschrittes weist ST4 einen Knoten automatisch dem Prozessteilnehmer zu, der in den Metadaten als fachlich verantwortlich gesetzt ist. Denkbar sind solche Automatismen auch im Übersetzungs-Management, indem nach der endgültigen Freigabe der Ausgangssprache ST4 automatisch ein TMS-Export für ein vordefiniertes Set an Zielsprachen anstößt. Oder für die Produktion, die ST4 ohne manuelles Zutun auf Basis von Metadaten und Freigabezuständen selbsttägig in die Wege leitet.

Ohne Programmierung – dank der Workflow Automation Library

Selbst anspruchsvolle Szenarien wie die gerade geschilderten können Sie im Workflow Designer ohne Programmierkenntnisse umsetzen. Sie wählen dazu im Workflow Designer einfach die gewünschten Skripte aus der Workflow Automation Library:

workflow automation library in schema st4

Skripte können Sie auch kombinieren und so wird z. B. aus „Freigeben“ und „Produzieren“ der Automatismus „Freigeben und produzieren“.

Skripte können außerdem auch angepasst werden. Wenn Sie im Workflow Designer einzelne oder mehrere Skripte aus der Workflow Automation Library verwenden, können Sie diese durch Befehle so ändern, dass zum Beispiel während des Skriptes „Produzieren“ bestimmte Metadaten oder Parameter automatisch abgefragt werden, damit eine Produktion ohne menschlichen Eingriff starten kann. Vorstellbar wäre auch, dass Sie dasselbe Skript „Produzieren“ durch einen Befehl so anpassen, dass es den Nutzer punktuell Infos abfragt, wenn es ausgeführt wird. Befehle machen Skripte in Ihren Workflows also ganz nach Belieben interaktiver, automatischer oder auch genauer.

Erweiterbar um firmeneigene Automatismen

Mit unserer Workflow Library sind Ihre Möglichkeiten zur Automatisierung aber noch nicht ausgeschöpft. Über das Workflow Framework können Sie eigene Skripte entwickeln und mithilfe des ST4-SDKs in den ST4 Workflow Designer einbinden.

Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Automatisierungsszenarien umzusetzen, die sich aus Ihren ganz individuellen Prozessen und Systemlandschaften ergeben. Zum Beispiel dieses: Nach der Produktion eines freigegebenen Dokuments wird die dazugehörige PDF-Datei automatisch in ein firmeneigenes Archivsystem geladen.

Informieren Sie sich aus erster Hand

Wollen Sie für sich und Ihr Team mit den konfigurierbaren Workflows arbeiten? Dann lade ich Sie herzlich ein an unseren Stand auf der tekom-Tagung. In der Blue Box können Sie an jedem der drei Tage den Workflow Designer live erleben. Und natürlich stehen wir Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Läuft alles wie am Schnürchen! Abläufe automatisieren mit dem ST4 Workflow Designer
Di, Mi, Do jeweils 12:15 – 13:00
Blue Box am SCHEMA-Stand (Halle 2, Stand C07)

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