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Maximilian Herrmann, Trainer bei SCHEMA

Mit Workplaces effektiver arbeiten

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Arbeiten Sie in ST4 in einem Team an einem Projekt? Oder arbeiten Sie allein an einem Projekt und haben wiederholt verschiedene Aufgaben zu erledigen? Mal arbeiten Sie nur am Text, mal an den Grafiken und eine Woche später geht es nur noch um Importe und Exporte für das Übersetzungsmanagement.

Neben dem Workflow-Modul, das diese Arbeitsweisen schon enorm unterstützt, gibt es eine schöne kleine Funktion, die Ihre Arbeit täglich effektiver macht. Denn ST4 lässt sich nicht nur in der Tiefe individualisieren – Sie können auch die Oberfläche so gestalten, wie es am besten für Ihre Prozesse ist. Das Stichwort dazu lautet Workplace. Zum Anfang des Jahres wollen wir in diesem Artikel mal darauf schauen, wie man einen Workplace einrichtet, welche Möglichkeiten man hat und auch ein paar „Best Practices“ liefern.

Was bringt ein „Workplace“?

Mit Workplaces passen wir Viewlets in kürzester Zeit so an, dass wir:

  • Schneller ans Ziel gelangen (ein bestimmter Ressourcen-Ordner zum Beispiel)
  • Den Überblick behalten
  • Immer genau da sind, wo(mit) wir auch arbeiten wollen
  • Nicht benötigte Ordner und Ansichten ausblenden

Um einen Workplace einzurichten, also die Oberfläche z. B. nur für das Übersetzungsmanagement anzupassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die sich auch kombinieren lassen. Jede Anordnung der Oberfläche kann am Ende als Workplace gespeichert und jederzeit abgerufen werden, sobald man sie benötigt.

Betrachten wir die Möglichkeiten anhand eines konkreten Beispiels:

Wir arbeiten zu zweit an einer Software-Dokumentation. Es gibt nun ein neues Release der Software und sie wird in deutscher und englischer Sprache vertrieben. Unsere Aufgabe als Redakteur: Die Textknoten prüfen, eventuell überarbeiten und neue Screenshots für Deutsch und Englisch erstellen. Also Content-Einpflege inklusive Variantenmanagement.

Nur die Viewlets einblenden, die benötigt werden

Sie wissen, dass ST4 beim Start den letzten Stand der vorher verwendeten Viewlets öffnet. In der Regel sind das der Informationspool, der Projektbaum, die Schnellansicht und die Eigenschaften.

Viewlets nach dem Start von SCHEMA ST4

Wer eher im Übersetzungsmanagement unterwegs ist, öffnet zusätzlich den Übersetzungsreport und den TMS Health Report. Jetzt hätten wir schon mindestens 4 bis 7 Viewlets, die gleichzeitig den Bildschirm füllen.

Nun müssen wir uns entscheiden: Welche Viewlets bzw. Funktionen brauche ich für welche Aufgabe? Wenn ich heute nur Content einpflege, werde ich vermutlich nicht den Übersetzungsreport benötigen und auch keinen Projektbaum.

Für unser Beispiel brauchen wir also folgende Viewlets:

  • Informationspool (vermutlich mindestens einmal)
  • Schnellansicht, um den Inhalt des Knotens ohne Editor schnell einzusehen
  • Eigenschaften, um z. B. Metadaten zu setzen
  • Die Verwendungsinfo, weil ich ja Knoteninhalte ändern werde und überprüfen sollte, welche weiteren Knoten davon betroffen sind
  • Die Standard-Suche
  • Eventuell ein Strukturnetz, um schnell Verknüpfungen zu prüfen

Wenn wir diese Viewlets alle geöffnet haben, können wir sie an die Stellen platzieren, an denen sie uns am nützlichsten sind.

Hier ein Vorschlag von uns:

Vorschlag für optimale Viewlet-Anordnung in ST4

Für die meisten wird der Informationspool links am besten platziert sein. In der Mitte die Schnellansicht und die Eigenschaften. Und ganz rechts (untereinander) die Suche und die Verwendungsinfo.
Die Viewlets stellen Sie einfach um, indem Sie diese per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen. Achten Sie während des Verschiebens auf die Positionsmarker und lassen Sie Ihr Viewlet erst los, sobald Sie es auf den gewünschten Positionsmarker verschoben haben. Schon befindet sich Ihr Viewlet an der gewünschten Stelle.

Dem Auge Ruhe gönnen

Nun haben Sie schon alle Fenster, die für die Arbeit relevant sind. Wenn wir aber an den Informationspool denken: Der zeigt immer noch alle Datensätze an, auf die Sie mit Ihrem Client zugreifen können. Sie können diese auf nur die Datensätze einschränken, die Sie wirklich brauchen. In unserem Beispiel wollen wir nur die Text- und Grafikknoten sehen. Das geht ganz einfach per Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und dann „Knoten als Wurzelknoten setzen“. Schon wird nur noch der gewünschte Knoten mit seinen Unterelementen angezeigt.

Noch ein Tipp hinterher: Sie können innerhalb eines Viewlets Informationspool mehrere Wurzelknoten setzen, indem Sie einfach die Strg-Taste beim Anwählen der Ordner gedrückt halten. Oder arbeiten Sie einfach mit mehreren Viewlets des Informationspools und setzen Sie in jedem einzelnen z. B. nur einen einzigen Wurzelknoten.

Der Feinschliff

Vor allem wenn es um das gemeinsame Arbeiten geht, sollten alle Viewlets sprechende, prozessorientierte Namen haben. Dann finden sich auch Kollegen zurecht, die nur selten daran mitarbeiten. Wenn jeder geöffnete Informationspool seinen Namen behält, ist nicht klar, warum überhaupt mehrere geöffnet sind.

Wir haben das für unser Beispiel so gelöst: Der geöffnete Informationspool 1 bekommt den Titel „Textknoten“, der zweite „Grafikknoten“. Die erste Schnellansicht (die ist ja gesperrt) nennen wir „Schnellansicht eingefroren“ und die zweite „Standard“.

Viewlets mit eigenen Titeln in ST4

Verfügbar machen

Zu guter Letzt speichern wir unsere Fensteranordnung als Workplace ab. Im Menü unter „Fenster“ gibt es die Möglichkeiten, eigene oder gemeinsame Workplaces anzulegen.

Speichert man seine aktuelle Viewlet-Anordnung als gemeinsamen Workplace, kann der Kollege dann ganz leicht ebenfalls darauf zugreifen, wohingegen eigene Workplaces natürlich nur von einem selbst verwendet werden können.

Hinter der Workplace-Funktion versteckt sich also ein sehr effizientes Tool, das die eigene und die gemeinsame Arbeit deutlich erleichtert. Sie können flexibel Ihre Viewlets entweder projektbezogen oder rein prozessorientiert anordnen. Das macht die Arbeit in ST4 noch reibungsloser.

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