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Tatyana Rodionova

Auf ungewöhnlichen Wegen zu hoher Qualität– mit ST4 bei Positive Technologies ganz normal

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Die Informationen, die ein Unternehmen verteilt, befinden sich nie in einem luftleeren Raum. Stattdessen sind die Inhalte von vielen internen und externen Prozessen betroffen, und damit auch ganz besonders die Inhalte für Anwenderdokumentationen. Wenn zum Beispiel Entwickler die Funktionalität einer Software anpassen, ändert sich auch die Oberfläche. Beides muss auch in der Dokumentation zum Produkt nachgezogen werden. Warum nicht „einfach“ beides miteinander verbinden, indem man zum Beispiel das CMS an den Entwicklungsprozess koppelt und es zusätzlich als Analysetool für Content-Qualität nutzt?

Das wollte auch Positive Technologies, ein weltweit agierendes Unternehmen aus dem IT-Bereich mit Firmenzentrale in Moskau. Tatyana Rodionova, bei Positive Technologies verantwortlich für Global Content Management und Localization, hat bei der diesjährigen SCHEMA Conference gezeigt, wie sich die Qualität von Content strategisch mit ST4 steigern lässt, indem man ST4 über das Content-Erstellen hinaus einsetzt.

Die Basis: Content-Qualität strategisch betrachtet

Positive Technologies ist ein führender Anbieter für Vulnerability und Compliance Management im Bereich IT-Security. Neben der Entwicklung von Software und IT-Systemen, berät das Unternehmen seine Kunden auch zu diesen hochsensiblen Themen. Ein Fokus des Unternehmens ist Product Ownern, Support, Vertrieb und den Partnern „Content as a Service“ zu liefern – Inhalte also als Dienstleistung zu verstehen und so die Qualität des Contents aus einer zusätzlichen Perspektive zu betrachten.

Der Begriff Dienstleistung macht schon deutlich: An erster Stelle stehen die Ansprüche der Kunden. Für Positive Technologies haben sich drei Ansprüche herauskristallisiert: Informationen zeitnah bereitstellen, eine hohe Genauigkeit bzw. Qualität der Informationen und Transparenz. Das heißt: Wie schnell und qualitativ hochwertig stehen die Informationen für den Anwender bereit und inwiefern sind für ihn gewisse Dinge nachvollziehbar bzw. relevant. An dieser Stelle will Positive Technologies nicht erst ansetzen, wenn der Content schon produziert und verteilt ist.

Der erste Schritt: Überführung der Inhalte in ST4

Positive Technologies hat ST4 bereits 2016 eingeführt, um es ganz im klassischen Sinn für die User Assistance-Dokumente zu verwenden. Nach einer 8-monatigen Einführungsphase hat Positive Technologies bereits nach 1 Jahr laufendem Betrieb deutliche Effizienzsteigerungen beim Erstellen und Lokalisieren festgestellt. Der erste Schritt zur Steigerung von Schnelligkeit und Qualität war damit getan.

Um das volle Potenzial von ST4 auszuschöpfen und so die Kundenansprüche kontinuierlich erfüllen zu können, setzt Positive Technologies Funktionen von ST4 zusätzlich auf ungewöhnliche Weise ein.

Der zweite Schritt: Kopplung von CMS-Content und UI-Texten

Zwischen vier Teams fließen Informationen, die am Ende Bestandteil der Anwenderdokumentation sind. In ganz besonderem Maße betrifft das die Oberflächenbezeichnungen der Software:

  • Zuerst erstellen UX Designer Mockups, das sind bereits detaillierte Entwürfe einer Webseite oder Application, und geben diese frei.
  • UI-Entwickler bauen auf dieser Grundlage ein Interface (Benutzerschnittstellen). Die UI-Entwickler verwenden dafür die Bibliothek Mosaic, die auf Angular basiert und JSON als Format zur Speicherung von UI-Inhalten unterstützt.

Hinweis: Mosaic ist eine Bibliothek von UI-Komponenten, die auf Angular basiert und passende Steuerelemente enthält, die eine einzige Farbpalette, Messungen, Hotkeys, Animationen (das war hart, vertrauen Sie uns), Verhalten und Validierung enthält.

  • An dritter Stelle schreiben Redakteure die Anwenderdokumentation und an vierter Stelle sorgen Localization Engineers dafür, dass die Inhalte in verschiedene Sprachen lokalisiert werden.

Alle vier Teams müssen also dieselben Informationen über verschiedene Systemgrenzen hinweg handhaben. Das klingt ganz nach einem automatischen Abgleich mit Hilfe einer Single-Source-Datenbank, dachte sich auch das Team um Tatyana Rodionova.

Schauen wir aber einmal kurz auf ST4: Man kann in ST4 die Bezeichnungen für Oberflächenelemente natürlich in einer Variable ablegen und dann auch übersetzen lassen. Und die Variablen-Datei kann als Excel- oder XML-Datei exportiert werden, die grundsätzlich sehr gut weiterzuverarbeiten sind.

Da die UI-Entwickler bei Positive Technologies aber Mosaic einsetzen, benötigten sie eine eigene Lösung, um die UI-Bezeichnungen automatisiert abgleichen zu können – denn Mosaic arbeitet mit dem Datenaustauschformat JSON, das mit XML oder CSV nichts zu tun hat.

Und dafür entwickelten Mike Ozornin (UX-Designer) und Oleg Ulyanov (UI-Entwickler) von Positive Technologies selbst einen Adapter, der XML und CSV-Formate nach JSON konvertiert und andersherum. Der Effekt: Positive Technologies kann die ST4-Variablen mit den JSON-Dateien synchronisieren und die JSON-Dateien mit Variablen als Ressourcenstrings in ST4 holen.

Variablen werden zu JSON-Dateien konvertiert

JSON-Datei und Variablen aus ST4 werden vereint

Anlegen eines Variablen-Sets für ein neues Produkt

Das Verbinden der Variablen und ihre Verwendung im Knoten.

Der Content zwischen UX Designer und Redakteuren wird also konsistent weiter- bzw. wiederverwendet und somit der Kundenanspruch der schnellen Bereitstellung erfüllt. Ganz nebenbei steigerte Positive Technologies damit ihre Wiederverwendung um 50 %.

Der Adapter von Positive Technologies steht kostenfrei auf Github zur Verfügung.

Dreistufige Qualitätskontrolle und automatisiertes Fehler-Tracking mit ST4

Um eine hohe Content-Qualität zu liefern, verwendet Positive Technologies natürlich auch Standards und StyleGuides für die Erstellung des Contents. Doch nur die Existenz und selbst das genaueste Einhalten der Regeln führen trotzdem nicht immer zur gewünschten Qualität. Um diesem Ziel noch näher zu kommen, bietet ST4 verschiedene Reporting-Funktionen, mit denen sich die Qualität prüfen lässt.

Positive Technologies setzt ein dreistufiges Verfahren für die Qualitätskontrolle ein:

1. Ein „Selbst-Check“ für den Redakteur: Mit der ST4-Funktion „Generischer Report“ und dem Überprüfen der Inhalte in ST4 mit Schematron-Regeln. Mit dem generischen Report lässt Positive Technologies ein eigenes Transformationsskript über die gewünschten Knoten laufen und sich die Ergebnisse in ausgelagerten Dateien ausgeben.
Hier sind einige Schematron-Regeln für den Selbst-Check zu sehen:

2. Ein linguistischer und kosmetischer Test, der durch Technische Redakteure mit dem Slim bzw. DocuWeb Client von ST4 durchgeführt wird.

3. Funktionstest durch die Subject Matter Experts, ebenfalls mit dem Slim bzw. DocuWeb Client von ST4.

Alle Fehler, die durch die Qualitätskontrolle auffallen, werden automatisch in einem „Content Quality Profile“ gesammelt.

Damit können Content Manager leichter entscheiden, wann der Inhalt freigegeben werden kann.

Und die Zahlen beweisen den Erfolg dieser Maßnahmen: Die linguistischen und kosmetischen Änderungen werden nun zu 70 % automatisch durchgeführt – die Effizienz der Redakteure stieg somit insgesamt um 50 %.

Last, but not least: Transparente Schätzungen für Kunde und Unternehmen

Auch für Kosten- und Aufwandsschätzungen nutzt Positive Technologies unser CCMS. Um zum Beispiel die Kosten für ein Dokumentationsprojekt zu schätzen, werden mit Hilfe eines weiteren Generischen Reports die Informationsklassen analysiert. So können die Redakteure auf Knopfdruck sehen, wie viele Knoten einem bestimmten Produkt zugeordnet sind und diese Informationen für Kostenschätzungen weiterverwenden.

Positive Technologies hat in der kurzen Zeit seit Einführung unseres CCMS intensiv an dem für alle Beteiligten gewinnbringenden Einsatz von ST4 gearbeitet. Sie nutzen neben einer Eigenentwicklung für eine Single-Source-Datenbank vor allem unsere Reporting-Funktionen. Sie können damit ihren Ansprüchen und denen ihrer Kunden an die Qualität ihrer Inhalte und ihrer Services dauerhaft gerecht werden.

 

 

Mit 18 Jahren Erfahrung in der Benutzerhilfe und neun Jahren in der Softwarelokalisierung leitet  Tatyana seit 2016 die weltweiten Benutzerhilfe- und Lokalisierungsdienste bei Positive Technologies. Zuvor führte sie ein Technical-Writing- und Lokalisierungs-Team bei Kaspersky Lab mit einem Portfolio von über 40 Projekten, die in 39 Sprachen zu lokalisieren waren.

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