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Intelligente Screenshots mit dem Callout-Designer von SCHEMA ST4

2 Kommentare

In den letzten Jahren hat die digitale Kommunikation mit und zwischen Produkten stetig zugenommen. So auch bei den Produkten der Firma Bürkert Fluid Control Systems, ein weltweit führender Hersteller von Mess-, Steuer- und Regelungssystemen für Flüssigkeiten und Gase. In den 70 Jahren seines Bestehens hat das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Ingelfingen eine große Vielfalt an Produkten und Anwendungen rund um das Thema Fließen entwickelt und setzt seit 3 Jahren unser XML-Redaktionssystem SCHEMA ST4 in der Technischen Redaktion ein. Auf der letzten SCHEMA Conference stellten Frau Gudrun Krebs-Bothner und Frau Ingrid Eichholz von Bürkert in ihrem Vortrag „Der lebende Screenshot – intelligente Callout-Grafiken“ vor, wie sie mit ST4 Oberflächentexte aus Screenshots modularisieren.

Intelligente Produkte – intelligente Doku

Die Produkte der Firma Bürkert werden über eine Vielfalt von Oberflächen gesteuert:

Diese sind alle zielgruppen- und landesspezifisch dokumentiert. Die Dokumentation der einzelnen Geräte enthält, neben dem Text mit vielen Oberflächentexten, unzählige Screenshots mit Beschriftungen.

Änderungen in der Kommunikationssoftware wirken sich bei Bürkert auf eine große Anzahl von Geräten aus, und das wird in Anbetracht der kurzen Änderungszyklen der Software schnell zum Problem.

Da Bürkert in 3 Sprachen arbeitet, waren dort je Änderung an Oberflächentexten auch Änderungen an mindestens 3 Screenshots notwendig. Dabei wurden in Adobe InDesign händisch Software-Oberflächen nachgebaut und ebenfalls händisch die zugehörigen Texte eingesetzt. Danach gingen die bereits in Fragmenten verwalteten Texte in die Übersetzung, woraufhin sie dann wieder händisch in Screenshots eingebaut werden mussten. Ein hoher zeitlicher Aufwand.

Vom statischen zum intelligenten Screenshot

Der klassische Anwendungsfall für Callout-Grafiken dürfte den meisten ST4-Anwendern bekannt sein: Das Tool wird eingesetzt für Grafiken mit Textanteil, die in verschiedenen Zielsprachen ausgegeben werden müssen und bei denen jeweils der Text sprachspezifisch ist. Mit dem Callout-Designer besteht die Möglichkeit, Text in Ebenen auf Grafiken zu legen und nur diesen übersetzen zu lassen. Die sprachneutrale Grafik bleibt vom Prozess unberührt. Somit entfallen unnötige Grafikbearbeitungskosten durch die Übersetzungsagentur, da diese lediglich die Grafiktexte übersetzen muss.

Bei Bürkert geht man über diesen klassischen Ansatz hinaus. Sie stellen sich einen Pool von Oberflächentexten zusammen, die nicht nur für Textknoten bzw. Textfragmente verfügbar sind, sondern gleichzeitig auch für Grafiken. Und sie verbinden Callout-Grafiken mit einem Verfahren, das ursprünglich für die Erzeugung dynamischer Tabellen vorgesehen war. Neugierig?

Schritt 1: Von der Textsammlung zu strukturierten Daten

Zunächst werden die Oberflächentexte der verschiedenen Produkte zusammen mit anderen Informationen in ST4 importiert. Da die Texte im Format XML vorliegen, funktioniert dies problemlos über den Excel-Import. Das Ergebnis sind strukturierte Informationen in sogenannten Datenknoten. Die Datenknoten bilden produktweise die Funktionen mit ihren unterschiedlichen Attributen wie Systemname oder Beschreibung ab. Auch der Oberflächentext liegt in Form von Datenknoten-Eigenschaften vor.

Schritt 2: Screenshots so lebendig wie der Text

Der Vorteil von Datenknoten-Eigenschaften ist: Sie können referenziert werden, weshalb sie sich perfekt für die Erzeugung dynamischer Tabellen eignen.

Der Rest klingt einfach, aber auf diese Idee muss man erst einmal kommen: Bürkert baut die Software-Oberflächen vollständig mit dem Callout-Designer nach. Sämtliche Textstellen werden durch referenzierte Datenknoteneigenschaften ersetzt, genauso wie im Text. Screenshots im herkömmlichen Sinne gibt es im Prinzip nicht.

Abbildung 1 Finaler Screenshot mit Oberflächentext

Abbildung 1 Finaler Screenshot mit Oberflächentext

Abbildung 2 Nachgebaute Oberfläche ohne Textinhalte

Abbildung 2 Nachgebaute Oberfläche ohne Textinhalte

Smarte Prozesse durch zentrale Datenhaltung für Text und Grafik

Mit diesem Verfahren spart Bürkert bis zu 50% ihrer Zeit für die Erstellung oder Überarbeitung von Screenshots. Bei reinen Textänderungen spart sich Bürkert sogar 100%, da diese automatisch in Screenshots übernommen werden. Auch an Übersetzungskosten spart Bürkert deutlich:

  • Änderungen der Oberflächentexte finden nur noch an einer Stelle statt: Texte und zukünftige „Screenshots“ werden also gleichzeitig angepasst. Übertragungsfehler sind Geschichte.
  • Mit der Übersetzung der Oberflächentexte werden gleichzeitig auch die Screenshots übersetzt.
  • Und mit der Pflege der Texte in Datenknoten bleibt Bürkert maximal flexibel, was Erweiterungen angeht.
    Die Datenknoten werden über den Excel-Import befüllt, ein unkompliziertes Standard-Verfahren, das jederzeit sowohl den Import als auch ein Export von strukturierten Daten aus ST4 ermöglicht.

Ausblick

Schon seit Langem überlegte Bürkert außerdem, wie sie den Menübaum ihrer Gerätesoftware mit Hilfe der importierten XML-Dateien in ST4 darstellen können.

Dies ist inzwischen umgesetzt und befindet sich im Feinschliff – lediglich die Darstellung muss noch optimiert werden.

Wer weiß: Vielleicht hören wir ja auf der nächsten SCHEMA Conference, wie es bei Bürkert weitergeht?

 

Ingrid Eichholz studierte an der Berufsakademie Mosbach Maschinenbau. Nach 15 Jahren in der Konstruktion wechselte sie 2007 als Quereinsteiger in die Technische Redaktion der Firma Bürkert. Schwerpunkte sind hier die Erstellung von Bedienungsanleitungen und Terminologie.

Gudrun Krebs-Bothner, ist staatl. gepr. Drucktechnikerin, Fachbereich Druckvorstufe. Von 1985 bis 2008 war sie selbstständig im Bereich Druckvorlagenherstellung / Desktop-Publishing und ab 2000 zusätzlich bei einem Dienstleister für Technische Dokumentation beschäftigt. 2006 übernahm sie bei der Firma Bürkert den Aufbau und die Leitung der Abteilung Technische Dokumentation.

2 Kommentare zu “Intelligente Screenshots mit dem Callout-Designer von SCHEMA ST4

  1. “ Dabei wurden in Adobe InDesign händisch Software-Oberflächen nachgebaut und ebenfalls händisch die zugehörigen Texte eingesetzt. Danach gingen die bereits in Fragmenten verwalteten Texte in die Übersetzung, woraufhin sie dann wieder händisch in Screenshots eingebaut werden mussten. Ein hoher zeitlicher Aufwand.“

    Wieso erst Oberflächen nachbauen und nicht gleich ein gutes Screenshot-Programm verwenden? Der Sinn erschliesst sich mir gar nicht. Es spricht erstmal wenig dagegen, die originalen Screenshots der Software zu verwenden. Deren Texte müssen ja auch übersetzt werden?

    „Bürkert baut die Software-Oberflächen vollständig mit dem Callout-Designer nach. Sämtliche Textstellen werden durch referenzierte Datenknoteneigenschaften ersetzt, genauso wie im Text.“

    Klingt toll. Funktioniert aber nur bei Oberflächen mit einem maximal schlichten Design. Keine ungleichen Abrundungen, keine „überlappenden“ Tabulator-Reiter mit Schlagschatten, keine ausdehnbaren Textfelder, keine übergehenden Transparenzen, keine Farbänderungen von „aktiven“ Texten…

    1. gibt es keine Pipette beim CallOutDesigner, mit der man Farben abgreifen kann
    2. fehlt ein vernünftiger Umgang mit Farbverläufen, solche Dinge können nicht nachgebaut werden im COD.
    3. Farbtabellen, Flächen- oder Linienstile gibt es nicht.
    4. fehlen Textstile als Zeichen oder Absatzformate.
    5. bis man ein gescheites FallbackSystem der Fonts (asiatische, slawische Sprachen, von arabisch/hebräisch noch zu schweigen) entwickelt und wiederum in bereits bestehende Callouts integriert hat, lernt man schon einiges über Fonts. Nur, um in der nächsten Windows-Version dann erkennen zu müssen, dass diverse benötigte einfach nicht mehr da sind…
    6. Aufgrund einem fehlenden Ebenen-Konzept (mit Sperre udn Sichtbarschaltung) ist es nicht immer einfach, Texte/Variablenknoten zu greifen.
    7. einige Strategien von Programmoberflächen zum Umgang mit überlaufendem Text sind in Schema nicht zu reproduzieren. Besonders in Tabellen ist man relativ schnell aufgeschmissen, wenn die Spalte zu Ende ist und die Softwareoberfläche nun dynamisch einen Zellenumbruch einbauen kann – Schemas COD jedoch nicht.
    8. ebenfalls nicht möglich: Behandlung der Daten/Variablen als kombinierbare Token, deren Länge sich je nach Kombination ändern könnte.

    Bitte meinen Kommentar richtig verstehen – meine Vorgehensweise bei „unsrer“ AGC+ Bedienoberfläche ist seit fast 7 Jahren ähnlich, die Vorteile der besseren Übersetzbarkeit überwiegen bei weitem. Aber die Wunschliste an den COD ist nicht sehr viel kürzer geworden über diese Zeit, wenn auch einige Verbesserungen hinzukamen.

    Wir übersetzen die Oberflächentexte mittlerweile in 10 Sprachen – wenn man die Übersetzung der Entwicklertexte in verständliches Deutsch noch hinzunimmt, in 11. Aber unsre Oberfläche ist hochdynamisch. Der COD ist viel zu schlicht, um die frames nachzubauen.

    Daher nehme ich einen Screenshot, stelle davon in Photoshop mittels Masken eine textfreie Version her, die grafisch korrekt darstellbar ist. Dann lade ich erst den originalen Screenshot in den COD und füge aus einer 2000 Zeilen langen Variablentabelle den richtigen Text auf jeder Position in der richtigen Grösse, Farbe, Ausrichtung und Überlauf-Einstellung ein. Wenn jeder Screenshot-Text korrekt überlagert ist mit einer Variable, muss ich danach im Grafikknoten des Screenshots einfach den „leeren“ Screenshot über den originalen importieren und fertig ist der Lack.

    Mir fehlt im Beitrag ein wenig die Gegenüberstellung: Warum Daten- und nicht Variablenknoten?

    • Lieber Herr Jundt,

      vielen Dank für Ihren Beitrag und das Lob über die bessere Übersetzbarkeit von Callout-Grafiken. Auch Sie sehen hier trotz Ihrer aufgeführten Verbesserungsmöglichkeiten klare Vorteile der Grafikbearbeitung in ST4.

      Grundsätzlich haben Sie Recht: Der Callout Designer ist nicht als Ersatz für Grafikprogramme konzipiert. In unserem Blog-Artikel hat unser Kunde Bürkert berichtet, wie viel mit dem Werkzeug möglich ist. Er konnte sein Problem allein mit ST4 lösen und es war kein zusätzliches Tool dafür nötig. Das liegt mitunter daran, dass der Callout Designer für seinen Zweck extrem umfangreich ausgestattet ist: Sie können Schriftarten für jede Textbox hinterlegen, seit ST4 2018 gibt es sogar sprachabhängige Fallback-Schriften, alle Elemente können unabhängig voneinander fixiert und Gruppen können zusätzlich unsichtbar und nicht änderbar gemacht werden.
      Diese Flexibilität zeichnet den Callout Designer aus und ermöglicht so auch Anwendungen abseits klassischer Callout-Grafiken. Wie Sie erwähnt haben, ist es von Fall zu Fall sinnvoll, zu überlegen, welche Arbeitsschritte in einem externen Grafikprogramm besser aufgehoben sind.

      Vielen Dank für Ihr anschauliches Beispiel und viele Grüße
      Philipp Eng

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