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Philipp Eng

SCHEMA ST4 für alle, die es brauchen

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Wer in Ihrem Unternehmen könnte ein bisschen mehr SCHEMA ST4 im Berufsleben brauchen? Aber eben nur ein bisschen mehr? Jemand benötigt beispielsweise nur den Freigabeprozess, um seine Aufgabe zu erfüllen. Noch jemand möchte über Veröffentlichungen oder Übersetzungen informiert werden und jemand anderes möchte einfach nur ein Datenblatt beauftragen. SCHEMA ST4 ist ganz bewusst sehr umfangreich, um alltägliche Aufgaben des redaktionellen Lebens zu lösen. Mit Workflow Automation machen Sie Ihren Kollegen nur die Teile unseres XML-Redaktionssystems zugänglich, die diese wirklich brauchen.

In Technischen Redaktionen ist man von vielen anderen Abteilungen abhängig. Für jedes neue oder veränderte Produkt müssen Informationen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammengetragen werden. Auch intern müssen Informationen bereitgestellt werden. Kollegen benötigen Datenblätter, Produktinformationen, Reports und noch viel mehr. All das führt am Ende immer zurück in das XML-Redaktionssystem mit dem Technischen Redakteur als Mittelsmann.

Um diese Aufwände in der Redaktion zu mindern, sind Automatisierung und Workflows seit langem zentrales Thema in unserer Entwicklung. In SCHEMA ST4 2018 konnte man mit dem neuen Workflow Designer bereits beginnen, die mitgelieferten Standard-Workflows anzupassen, eigene Workflows zu definieren und Automatismen zu erstellen. Nun ist mit der neuen Workflow Automation Library eine große Auswahl weiterer Möglichkeiten verfügbar, um Prozesse noch detaillierter abzubilden. Ein Ziel: Technische Redakteure sollen in der Lage sein, ST4 häppchenweise für Produktexperten im eigenen Unternehmen verfügbar zu machen. Viele Kollegen außerhalb der Technischen Redaktion benötigen nur Teile von SCHEMA ST4, um ihre Aufgaben zu erledigen. Stattdessen wenden sie sich lieber an die System-Profis – die Technischen Redakteure.

Workflow im Workflow Designer

Mit Workflows wird der Informationsaustausch zwischen Abteilungen oder mit Produktprofis einfacher. Beispielsweise können nach einer Freigabe automatisch E-Mails an Interessierte verschickt werden, oder abteilungsfremde Kollegen lösen über einen Wizard selbst die Generierung eines Datenblattes aus. Reports werden regelmäßig und automatisch erstellt, verschickt und abgelegt. Dabei werden automatisch feste Ablagestrukturen eingehalten. Auch an andere Systeme können per Workflows Informationen aus SCHEMA ST4 übermittelt werden. Mit Workflows ist aber noch sehr viel mehr möglich – wir geben Ihnen das nötige Werkzeug dazu. So lassen Sie SCHEMA ST4 über die Grenzen Ihrer Redaktionsabteilung hinauswachsen und bilden Ihre internen Strukturen immer genauer ab.

Workflows garantieren außerdem, dass wichtige Abläufe der Technischen Redaktion softwaregestützt sichergestellt werden, weshalb keine Informationen verloren gehen. Während durch Ihre eigenen Workflows an der einen Stelle reibungslose Zusammenarbeit mit Produktexperten entsteht, sorgen Sie an anderer dafür, dass Ihre Kollegen unabhängig mit SCHEMA ST4 arbeiten können.

Wenn Sie zur tekom Jahrestagung kommen, sollten Sie unbedingt unseren Stand 2/C07 besuchen! Wir würden uns sehr freuen, Sie dort zu sehen und möchten Ihnen gerne unsere Workflow-Module näher vorstellen.

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