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Tim Rausch

Wer braucht schon Metadaten?

Das Thema Metadaten erfreut sich in der technischen Dokumentation großer Beliebtheit und wird regelmäßig in Vorträgen, Artikeln oder Blogeinträgen wie diesem hier behandelt. Das Interesse der Branche an Metadaten ist also nicht von der Hand zu weisen, aber warum eigentlich? Buzzwords wie „intelligenter Content“, „Industrie 4.0“, „Content Delivery“, „PI-Class“, „iiRDS“ oder „künstliche Intelligenz“ machen die Runde. Diese Themen finden sich in unterschiedlichen Kontexten wieder, jedoch greifen alle davon immer wieder auf einen gemeinsamen Nenner zurück – diese ominösen Metadaten. Wer oder was sind sie? Woher kommen sie? Wer hat sie geschickt? Kommen sie in Frieden? Werden sie die Welt übernehmen? Und was mache ich, wenn augenscheinlich gar keine da sind? All das erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.

Entspannen Sie sich, nehmen Sie einen Schluck Kaffee oder Tee aus Ihrer Lieblingstasse und lehnen Sie sich entspannt zurück in Ihren Bürostuhl. Gerade wenn Sie sich aktuell noch nicht sicher sind, warum Sie mit einem Metadatenkonzept durchstarten sollten, wird es jetzt spannend für Sie. Moment – bitte wieder zurücklehnen, so spannend auch wieder nicht. Ich habe mir nämlich bereits ein paar Ihrer Zustandsmetadaten notiert: lesend, unter Einfluss von Koffein oder Kräutermischungen, interessiert und vor allem: entspannt.

Was sind denn überhaupt Metadaten? In aller Kürze: Daten über Daten oder Informationen über Merkmale anderer Daten. Diese Metadaten lassen sich noch weiter beschreiben, bzw. kategorisieren; z.B. in Zustandsmetadaten, Verwaltungsmetadaten, klassifizierende Metadaten, etc. die Einteilung ist dabei manchmal nicht ganz trennscharf. Was Sie als klassifizierend betrachten, müssen Sie in einem Metadatenkonzept festhalten, denn ein Verwaltungsmetadatum „erstellt am“ kann z.B. auch so ausgewertet werden, dass eine Abhängigkeit zu Produktentwicklungsständen hergestellt wird.

Wir begeben uns auf eine gewisse Abstraktionsebene, wenn wir über Daten oder Content sprechen. Wenn wir uns dann über deren Metadaten unterhalten auf eine andere und wenn wir uns dann noch über die Kategorisierungen von Metadaten unterhalten auf noch eine weitere und wenn wir uns dann noch… OK – lassen wir das. Ich denke Sie sehen wohin das führt.

Aus Sicht von Informatikern macht die Differenzierung von Metadaten in Zustandsmetadaten, Verwaltungsmetadaten und so weiter meist keinen Unterschied – Metadaten sind technisch gesehen einfach Metadaten – für uns in der Technischen Dokumentation kann diese Unterscheidung der Art von Metadaten aber sehr hilfreich sein, um den Überblick über die für uns relevanten Metadaten zu behalten. Deshalb sollten Sie auf diesen Schritt nicht verzichten.

Wann brauchen wir denn nun Metadaten? Spätestens dann, wenn Sie mehr aus Ihrem Content machen wollen, viel Content haben und eine gewisse Automatisierung – egal welcher Form- ins Spiel kommt –also sobald Ihr Content für Dritte auffind- und interpretierbar sein soll, die Ihren Content nicht kennen; zum Beispiel von Maschinen oder Menschen auf der Suche nach Informationen.

Neue Technologien und Themengebiete fordern Metadaten, weil sie Content automatisiert verarbeiten, den sie nicht wie Menschen inhaltlich interpretieren können. Mit Metadaten teilt man diesen Technologien also mit, was der vorliegende Inhalt ist und wie er einzuordnen ist.

Wenn Sie mit unserem XML-Redaktionssystem SCHEMA ST4 arbeiten, werden Inhalte automatisch mit Metadaten versehen, damit das System den Content interpretieren kann. Welche und wie viele Metadaten erzeugt werden, ist systemabhängig. Wozu werden diese Metadaten benötigt? Ganz einfach: zur Administration und Verwaltung, zum Suchen und Finden sowie zur Formatierung von Content durch eine Software.

Aber woher bekommt man eigene klassifizierende Metadaten? Nun ja, Quellen gibt es mindestens so viele wie Systematiken, Metadaten zu erfassen. So sind z.B. ganz einfach Ihre bereits vorhandenen Verzeichnis-, Dokument- oder Dateistrukturen mögliche Quellen für Metadaten. Aber auch Produktlebenszyklus-Informationen, der Aufbau Ihres Produkts nach Bauteilen, Baugruppen, Typen-/Serienbezeichnungen. Oder Zielformate, Quell- und Zieldateitypen, Zielgruppen, Zulieferer oder Abteilungen. Angebundene Systeme wie PLM, DMS, ERP oder gar CRM können ebenfalls gute Lieferanten für Metadaten sein. Je präziser Sie Ihren Content mit Metadaten beschreiben, desto flexibler ist er später z.B. in einer Content Delivery Lösung einsetzbar. Die Methode oder Systematik zur Einordnung der Metadaten (hierarchische Metadaten vs. Ontologien, Klassenkonzept, PI-Class) richtet sich stark nach dem Anwendungsfall.

Die Entscheidung, Ihre Metadaten deskriptiv oder distinktiv aufbauen, also ob Sie z.B. eine Produktstruktur von A-Z auszeichnen oder nur die Unterscheidungsmerkmale definieren, macht ebenfalls einen wichtigen Unterschied. In jedem Fall sollten Ihre Metadaten den jeweiligen Content so explizit wie möglich beschreiben, um keinen Interpretationsspielraum zuzulassen.

„Aber Maschine XYZ beinhaltet doch das Bauteil 0815, das weiß doch jeder!“ Nein, eben nicht. Leider können wir nicht davon ausgehen, dass jeder Endnutzer diese implizite Information einfach so herleiten kann und maschinelle Helfer können es schon gar nicht wissen oder herleiten, wenn man es ihnen nicht durch Metadaten mitteilt.

Wichtig ist auch, wo Metadaten entstehen oder besser gesagt entstehen können, und sollten. Wo ist die Quelle? Die technische Dokumentation ist i.d.R. ein nachgelagerter Prozess, bei dem Informationen aggregiert werden, die sich auf bereits vorhandene Informationen beziehen. Metadaten, die ggf. weiterverwendet werden können, entstehen also bereits mit dem Produkt bevor sie die Redaktionsabteilung erreichen. Typische Verdächtige dafür sind Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilungen, aber auch Marketing, Lager oder Einkauf. Deswegen kann es zur Aufgabe eines Technischen Redakteurs oder Terminologen werden, sich um das Sammeln und Ordnen solcher im Unternehmen bereits vorhandener Metadatenquellen zu kümmern. Zukünftig werden dadurch neue Aufgaben, bzw. Arbeitsplätze entstehen; z.B. in Form von dedizierten Metadatenmanagern und -verantwortlichen. Prinzipiell ist jeder im Unternehmen für Metadaten verantwortlich.

Genehmigen Sie sich mal einen weiteren Schluck Ihres Heißgetränks. Das war jetzt ganz schön viel auf einmal.

Doch bevor Sie jetzt alle Quellen im Unternehmen á la Datenkrake anzapfen, sollten Sie sich erst einmal Gedanken darüber machen, was sie mit Metadaten erreichen möchten.

Nehmen wir einmal an, Sie möchten zukünftig das Thema Content Delivery angehen. Grundlegend sind dabei ein paar Fragen zu klären: Welchen Content möchten Sie verteilen? Zu welchem Zweck wollen Sie Content verteilen? An wen möchten Sie Content verteilen?

Dies sind die ersten einer Vielzahl von Fragestellungen, für die wir einen weiteren Blog-Artikel brauchen würden.

Gehen wir aber mal davon aus, dass Sie diese Fragen für sich bereits beantwortet haben. Beispielsweise möchten Sie Informationen im Unternehmen verteilen, Wissens-Silos auflösen, dem Vertrieb Produktinfos zukommen lassen, Informationen für Ihre Service-Techniker bereitstellen etc. Für jede dieser Anforderungen muss der richtige Content, zur richtigen Zeit, zum richtigen Thema, zum richtigen Ort, im richtigen Umfang, den richtigen Personen bereitgestellt werden. Was brauchen Sie dazu? Sie ahnen es – Metadaten.

Content-Filterung bis zum Nutzer

Facetten-Filter reduzieren Content bis zur für den Nutzer relevanten Teilmenge

Mit Content Delivery haben Sie ganz konkret die Möglichkeit, große Mengen an Content zu durchsuchen und zu filtern. Klassifizierende Metadaten sind dafür Voraussetzung, weil sie durch sog. Facetten Teilmengen des gesamten Contents herausfiltern, bis nur noch der relevante Content übrig ist. Um bestimmen zu können, wie der Benutzer Ihren Content filtert, durch ihn navigiert und letzten Endes findet, wonach er sucht, müssen Sie also Metadaten definieren. Ohne Metadaten bietet Content Delivery nicht mehr als eine statische Online-Hilfe.

Content Delivery Lösungen versuchen aus Content und Metadaten den bestmöglichen Mehrwert für den Endbenutzer ihrer Informationen zu schaffen, ob dieser nun aus einer oder mehreren Quellen stammt.

Da Sie nun wahrscheinlich schon auf dem Boden Ihrer Lieblingstasse angekommen sind, kommen auch wir zum Ende. Wie geht es jetzt weiter? Bewerten Sie doch einfach selbst, ob Sie klassifizierende Metadaten brauchen und ob es für Sie einen Mehrwert bringen könnte, mit einem gut durchdachten Metadatenkonzept durchzustarten. Egal wie Sie sich entscheiden, auf Produkte, Lösungen und Dienstleistungen von SCHEMA können Sie sich mit oder ohne klassifizierende Metadaten verlassen!

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