Inhalt, Struktur und Layout trennen? Warum?

Wenn Sie im Umfeld von Dokumentation und Redaktion unterwegs sind, haben Sie bestimmt schon von der „Trennung von Inhalt, Struktur und Layout“ gehört. Aber was bedeutet das eigentlich, den „Inhalt“ von der „Struktur“ zu trennen? Ist das kompliziert? Und vor allem: Warum sollten Sie das eigentlich tun, was haben Sie davon?

Alles gleichzeitig und auf einmal?

Die – nennen wir sie „traditionelle“ – Arbeit in Dokumentation und Redaktion zur Erstellung eines Handbuchs sieht häufig so aus: Sie erstellen Ihren Inhalt mit einem Textverarbeitungsprogramm und speichern ihn als Datei. Bilder kommen ebenfalls dazu. In derselben Datei bestimmen Sie während der Texterstellung bereits eine Struktur für Ihre Fließtexte, Überschriften, Unterüberschriften, Bildunterschriften, besondere Tipps und Hinweise in Tabellenform usw. Und in derselben Datei formatieren Sie auch Ihre Inhalte: Überschriften etwas größer und mit Kapitelnummer, Bildunterschriften kursiv usw.

Nun möchten Sie dieselben Informationen, die sich bereits in Ihrem Handbuch befinden, an anderen Stellen verwenden: Beispielsweise im Service-Bereich Ihrer Homepage. Da soll die Schriftart aber eine andere sein als im Handbuch und die Überschriften sollen eine andere Farbe, aber dafür keine Nummer bekommen. Die Information aus der Bildunterschrift wollen Sie weiterverwenden, aber sie soll erscheinen, wenn man mit der Maus über das Bild fährt. Und außerdem planen Sie noch eine Broschüre für die nächste Messe: Die besteht überwiegend aus den Tipps und Hinweisen, und sie muss wirklich auffallen und mit großen Bildern und stimmigen Farben die Blicke auf sich ziehen.

Dafür müssen Sie nun drei (oder mehr) Dokumente anlegen, Text und Bilder dreimal eingeben oder mit Copy & Paste kopieren und je nach Zweck layouten und umformatieren. Wenn sich dann noch etwas ändert, müssen Sie leider alle Dokumente erst einmal finden, wieder öffnen und die fragliche Stelle in jedem Dokument aktualisieren. Und wenn Sie übergreifende Änderungen am Design und Layout Ihrer Dokumente durchführen wollen – beispielsweise, weil all Ihre Handbücher in Zukunft farbig gedruckt werden und die Überschriften daher Ihre Unternehmensfarbe erhalten sollen –, dann müssten auch diese Änderungen in allen Dokumenten einzeln per Hand durchgeführt werden. Je mehr Publikationen und Formate das betrifft, desto aufwendiger wird die Pflege Ihrer verschiedenen Informationsprodukte.

Trennen Sie die unterschiedlichen Welten

Der Grund für den hohen Aufwand liegt bei dem beschriebenen Vorgehen darin, dass die Inhalte in den unterschiedlichen Formaten untrennbar mit ihrem Layout und der konkreten Dokumentstruktur verbunden sind und deshalb immer als Ganzes bearbeitet werden müssen. Die Lösung besteht also darin, diese Verbindung aufzutrennen:

  • Die Struktur wird separat definiert. Dadurch werden Aufbau und mögliche Bestandteile eines Dokumenttyps bestimmt: Überschrift, Fließtext, Bild-Element, Bildunterschrift, Hinweis-Element, … Es wird an dieser Stelle aber noch nicht festgelegt, wie diese Bestandteile im konkreten Dokument aussehen oder welcher ganz konkrete Text darin steht.
  • Der Inhalt wird für sich erfasst. Sprich: Die konkreten Informationen oder Daten, mit denen die Strukturelemente „gefüllt“ werden – Text, Bilder, Videos, … – werden gespeichert, und zwar modular. Auch hier wird aber noch nicht festgelegt, wie diese Inhalte aussehen sollen.
  • Das Layout wird ebenfalls unabhängig erfasst, also die Information über die Art und Weise, wie die Inhalte in den Strukturelementen dargestellt werden, z. B.: zweispaltig, fett gedruckt, hellblau, in Schriftart Arial, …

Dieses „Trennen“ klingt womöglich komplizierter als es tatsächlich ist, denn mit XML gibt es bereits ein gängiges Format, um die Informationen wie oben beschrieben unabhängig voneinander zu erstellen und zu speichern. Mit einem XML-Redaktionssystem wie SCHEMA ST4 trennen, verwalten und führen Sie diese Informationen individuell und komfortabel wieder zusammen.

Single-Source Publishing: Einer für alle – alle aus einem!

Denn in konkreten Publikationen müssen Struktur, Inhalte und Layout natürlich wieder vereint werden. Aber durch die getrennte Datenhaltung haben Sie es anschließend viel leichter:

  • Dadurch, dass der Inhalt modular und unabhängig von einer konkreten Dokumentstruktur gespeichert ist, können Sie ein Inhaltsmodul in verschiedenen Publikationen und sogar verschiedenen Medien einsetzen – im Handbuch, in einem zweiten Handbuch zu einer Variante, in einer Broschüre, auf der Homepage, in einer App … Dieses Vorgehen nennt man auch Single-Source Publishing: aus einer einzigen Quelle werden viele Publikationen gespeist.
  • Das beinhaltet auch, dass für denselben Inhalt unterschiedliche Strukturen definiert werden können: Ein Text, der beispielsweise im allgemeinen Handbuch eine Unterkapitelüberschrift ist, kann in einer spezialisierten Broschüre oder in einem Produktblatt der Titel des ganzen Dokuments sein.
  • Dadurch, dass der Inhalt nur an einer zentralen Stelle gespeichert werden muss, brauchen Sie Änderungen und Aktualisierungen nur an einem Inhaltsmodul vorzunehmen. Alle Publikationen, die auf den Inhalt Bezug nehmen, werden automatisch mit aktualisiert.
  • Das Single-Source-Prinzip erleichtert auch die Bereitstellung von Übersetzungen: Hier gilt ebenfalls, dass der modulare Inhalt nur einmal übersetzt werden muss und dann an vielen Stellen und in verschiedenen Strukturen verwendet werden kann.
  • Dadurch, dass auch das Layout unabhängig erfasst ist, können Sie es ebenfalls für mehrere Publikationen verwenden: Für weitere Varianten, für neue Produkte, für aktuelle Anlässe – einmal erstellt, verknüpfen Sie das Layout einfach mit jeder neuen Publikation.
  • Das manuelle Layouten von bestimmten Elementen, wie z. B. Bildern, ist beim „traditionellen“ Vorgehen immer wieder aufwendig und schwierig. Wenn Sie dagegen einmal ein unabhängiges Bild-Layout erstellt haben, werden Ihre Abbildungen immer einheitlich behandelt – ganz automatisch.
  • Ist eine Layout-Anpassung im Rahmen des Corporate Designs gefragt oder planen Sie eine zeitgemäße Auffrischung des Erscheinungsbilds für Ihre Informationsprodukte? Auch wenn solch eine Änderung zahlreiche Publikationen betrifft, ist sie schnell durchgeführt: Sie passen nur das unabhängige Layout an – die konkreten Publikationen werden automatisch mit geändert.

Ihr Plus

Die Trennung von Inhalt, Struktur und Layout bewirkt also Folgendes:

  1. Sie erfassen Inhalt und verwenden ihn für alle gewünschten Publikationsformate wieder.
  2. Sie erstellen Layouts für alle gewünschten Publikationen und setzen diese immer wieder ein: z. B. ein Layout für alle Handbücher, eines für alle Broschüren, eines für alle Internetseiten …
  3. Sie können mehrere Dokumentstrukturen pro Publikation entwickeln und Ihre Inhalte darin flexibel einsetzen.

Das Single-Source Publishing wirkt sich auch ganz handfest in Ihrem Arbeitsalltag aus:

  • Sie halten Ihre Daten viel übersichtlicher, da Sie Inhalte nur einmal anlegen.
  • Sie sind flexibler in der Erstellung von Varianten und neuen Publikationen, wahren aber gleichzeitig eine professionelle, einheitliche Dokumentenform.
  • Sie benötigen weniger Zeit für Änderungen oder Aktualisierungen Ihrer Inhalte oder Ihres Layouts.
  • Sie steigern die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Partner, da Sie bei deutlicher Qualitätssteigerung schneller arbeiten.

Übrigens: In SCHEMA ST4 können Sie trotz des Single-Source-Publishings weiterhin mit Microsoft Word als Editor arbeiten!

Das Konzept der Trennung von Inhalt, Struktur und Layout klingt also auf den ersten Blick etwas komplex, lässt sich aber mit einem XML-Redaktionssystem gut umsetzen und bringt Ihre Dokumentation auf eine ganz neue Ebene!

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