Workflow Designer bei Positive Technologies – Optimale Integration von Menschen, Werkzeug und Prozessen

Wer hohe Ansprüche an die Content-Qualität hat, braucht einen intelligenten Review-Prozess. Weil bei unserem internationalen Kunden Positive Technologies die Qualitätsanforderungen besonders hoch sind, hat das weltweit agierende IT-Unternehmen seit 2016 unser XML-Redaktionssystem SCHEMA ST4 im Einsatz. Und seit Kurzem nutzt Positive Technologies auch das Workflow-Modul von SCHEMA ST4, den Workflow Designer.

Wie lassen sich anspruchsvolle Arbeitsprozesse mit dem Workflow Designer implementieren?

Wenn Sie den Werkstattbericht von Nikita Kovin auf der SCHEMA Conference 2019 nicht besuchen konnten: Hier geben wir Ihnen noch einmal die Gelegenheit, das Potenzial dieses Features anhand eines konkreten Use Cases zu erleben.

Die Herausforderung – Rollen und Prozesse

Arbeitsprozesse sind so individuell wie die Unternehmen, in denen sie stattfinden. Wer – also welche Rollen – erledigen welche Aufgaben in welcher Reihenfolge und Vernetzung? Der Workflow Designer – ein Erweiterungs-Modul für SCHEMA ST4 – bot sich für Positive Technologies auch deswegen als Lösung an, weil er sich auf individuelle Prozesslogiken anpassen lässt. Wie sehen diese bei Positive Technologies aus?

Fangen wir mit den beteiligten Rollen an. Bei Positive Technologies sind es insgesamt vier Parteien, die an dem Review-Prozess beteiligt sind: Content author, Project manager, Expert, Editor

Rollen bei Positive Technologies

Diese Rollen arbeiten beim Content-Review in insgesamt fünf verschiedenen Szenarien zusammen. Das komplexeste Szenario zum Beispiel sieht so aus:

Review-Prozess bei Positive Technologies

Alle Rollen sind beteiligt, teilweise sogar mehrfach und bearbeiten in vier logischen Schritten den Review-Prozess. Schritt 2 („Editorial review“) und Schritt 3 („Factual review“) enthalten als Besonderheit eine Parallelisierung.

Leistungsstark und individuell anpassbar

Wie werden nun diese Anforderungen mit dem Workflow Designer in ST4 umgesetzt? Grundlage für die Erstellung eines Workflows ist das Workflow-Modell, das sich mithilfe standardisierter Darstellungselemente in Form eines Flowcharts auf einer grafischen Oberfläche einfach zusammenstellen lässt.

Das Workflow-Diagramm mit allen fünf Szenarien

Der Blick auf den Workflow Designer von Positive Technologies zeigt, dass auch anspruchsvolle Prozesslogiken ohne Weiteres umsetzbar sind. Alle fünf Szenarien können mit allen Rollen und Abhängigkeiten modelliert werden:

Review-Prozess von Positive Technologies im Workflow-Designer

Höhere Leistungsfähigkeit dank Workflow Automation Library

Um alle Anforderungen an die Automatisierung realisieren zu können, setzt Positive Technologies praktisch alle Standard-Skripte aus SCHEMA ST4 ein. Um aber noch mehr automatisieren zu können, plant Positive Technologies bereits ein Upgrade auf die Workflow Automation Library. Sie stellt die Skripte zur Verfügung, die es ermöglicht, noch mehr Prozessschritte innerhalb eines Workflows zu automatisieren.

Intuitiv in der Anwendung

Wenden wir nun den Blick vom eher Technischen zu den Anwendern. Wie erleben die Prozessteilnehmer bei Positive Technologies den Workflow bei der täglichen Arbeit?

Aufgabenliste – das Organisationszentrum

Organisationszentrum für jeden Teilnehmer ist die persönliche Aufgabenliste. Sie ist in einem eigenen Viewlet realisiert und enthält alle benötigten Informationen in einer prägnanten Übersicht, die von Workflow-Architekten um weitere Spalten erweitert werden kann:

Aufgabenliste in SCHEMA ST4

Workflow-Assistent – jeder Schritt wird begleitet

Wer einen Workflow initiiert oder einen Workflow-Schritt bearbeitet, tut das über den Workflow-Wizard. Eine intuitive Oberfläche, die jeden Beteiligten in seiner Rolle dort abholt, wo er in den Workflow einsteigt und mit allen notwendigen Informationen versorgt und alle notwendigen Interaktionen zuverlässig einfordert.

Workflow-Assistent

Automatisierte E-Mails – immer auf dem neusten Stand

Auch wer seine Aufgabenliste gerade nicht offen hat, wird automatisch auf den neusten Stand gebracht. Dazu nutzt Positive Technologies die Benachrichtigungsfunktion des Workflow Designers, die zu frei wählbaren Zeitpunkten automatisiert E-Mails an die Prozessbeteiligten schickt.

Automatische E-Mails

Wie machen Sie die Potenziale für Ihr Unternehmen nutzbar?

Am Beispiel des Review-Prozesses bei Positive Technologies zeigt sich exemplarisch, wie das Workflow-Modul in SCHEMA ST4 das zusammenbringt und integriert, was bei der täglichen Arbeit reibungslos miteinander verzahnt sein muss: SCHEMA ST4 als Redaktionswerkzeug, die vordefinierten und standardisierten Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens und die Menschen, die an diesen Prozessen beteiligt sind.

Nikita Kovin

Nikita KovinNikita hat eine Leidenschaft für XML-Technologien, Authoring-Tools und Programmiersprachen und setzt zur Automatisierung und Perfektionierung von Technical-Writing-Prozessen gern Software-Ideen ein. Zuvor hat Nikita technische Dokumentationen für VoIP-Produkte in Start-up-Unternehmen entwickelt und betreut. Er hat 2012 seinen Abschluss an der Linguistischen Universität Nischni Nowgorod gemacht.

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