Drei Redakteure managen 4.000 Dokumente für 100.000 Produktvarianten mit SCHEMA ST4

Von den insgesamt 22 Technischen Redakteuren bei SEW-EURODRIVE liefern pro Jahr drei Redakteurinnen und Redakteure 4.000 kundenspezifische Anleitungen für eine bestimmte Produktreihe aus. Das sind im Durchschnitt 11 Anleitungen pro Tag. Zu einem Produktportfolio, das über 100.000 Varianten beinhaltet. Kann das funktionieren?

Anne Kuhsen von SEW-EURODRIVE hat auf der SCHEMA Conference gezeigt: Ja – das geht. Wenn man als Redaktion mit einem hochleistungsfähigen CMS arbeitet und die Möglichkeiten der Automation von Redaktionsprozessen konsequent nutzt. Hier können Sie noch einmal nachlesen, wie SEW-EURODRIVE diese Herausforderung mit unserem XML-Redaktionssystem SCHEMA ST4 meistert.

Global Player mit großem Portfolio

SEW-EURODRIVE hat sich in seiner bald 90-jährigen Unternehmensgeschichte an die Weltspitze im Bereich der Antriebstechnik gearbeitet. Ob Gepäckförderbänder an Flughäfen, Abfüllanlagen in der Getränkeindustrie oder Antriebskomponenten in Containerkränen: Wo etwas in industriellen Maßstäben bewegt werden muss, wirkt ganz oft die Antriebstechnologie von SEW-EURODRIVE im Hintergrund. 17.000 Mitarbeiter in 50 Ländern und ein Umsatz von über 3 Milliarden EURO weltweit zeugen von Erfolg und Marktpräsenz des Traditionsunternehmens aus dem badischen Bruchsal.

Entsprechend ausdifferenziert ist das Produktportfolio. Dazu gehören klassische Produkte wie Getriebe, Getriebemotoren oder Servoantriebstechnik und moderne Lösungen für industrielle Kommunikation, Steuerungstechnik oder Energieübertragung.

SEW Eurodrive Produkte

Die Herausforderung: zu 100 Prozent kundenspezifische Anleitungen

Neben all den Herausforderungen, die moderne Technische Redaktion mit sich bringt, ergibt sich für die Redaktion bei SEW-EURODRIVE noch eine ganz besondere: Kunden bekommen für eine bestimmte Produktreihe grundsätzlich eine individuelle Anleitung, die inhaltlich exakt auf die spezielle Konfiguration des bestellten Produkts passt. Und das bei einer Vielfalt von 100.000 möglichen Produktvarianten.

Der Bedarf an zu 100 Prozent individualisierten Anleitungen ergibt sich bei SEW-EURODRIVE auch aus dem Bestellprozess. Ein Vertriebsmitarbeiter stellt für den Kunden im Produktkonfigurator sein gewünschtes Produkt zusammen. Dort kann er einzelne Merkmale auswählen –  wie die Ausführung der Antriebswelle oder die benötigte Raumlage. Für die Technische Redaktion bedeutet das: Es ist nicht vorhersagbar, welche Variante einer Anleitung als Nächstes benötigt wird.

Prozessautomation über das SCHEMA APX-Modul

In ihrem Vortrag auf der SCHEMA Conference hat Anne Kuhsen das zweistufige Konzept vorgestellt, mit dem die Technische Redaktion bei SEW-EURODRIVE diese Anforderungen meistert.

Zum einen ist SCHEMA ST4 als Content-Management-System in die automatisierte Auftragsabwicklung bei SEW-EURODRIVE integriert. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Produkt für einen Kundenauftrag konfiguriert, leitet das SAP die für die Dokumentation relevanten Daten der Bestellung in Form von Steuerdateien an das APX-Modul von SCHEMA ST4 weiter. Diese Automatisierungskomponente identifiziert selbsttätig die für die Anleitung benötigten Bausteine und stößt – wiederum ohne Zutun eines Redakteurs – die Generierung des entsprechenden Dokuments an.

Erstellungs-Prozess der SEW Eurodrive

Mit der Entkopplung von Dokumentkonfiguration und Datenhaltung ist die erste Voraussetzung dafür geschaffen, dass ein vergleichsweise kleines Redaktionsteam die enorme Produktvarianz redaktionell bewältigen kann.

Auf „Selbstbedienung“ optimierter Datenbestand in SCHEMA ST4

Dass sich der automatisierte Dokumenterstellungs-Prozess „einfach so“ in SCHEMA ST4 „bedienen“ kann, erfordert in SCHEMA ST4 als Redaktionssystem eine besondere Form der Datenhaltung.

Zum einen ist es notwendig, im CMS eine Entsprechung herzustellen zwischen der Modularität der Produkte und der Modularität der Bausteine in ST4. Die Bausteine in ST4 müssen sodann mit Hilfe von Metadaten und Taxonomien so ausgezeichnet werden, dass sie den Produkten, für die sie gültig sind, eindeutig zuweisbar sind. Beides Anforderungen, die sich mit der Standardkonfiguration von SCHEMA ST4 problemlos umsetzen lassen.

Maximaldokument von SEW Eurodrive

Bei der Zusammenstellung der Bausteine zu Dokumenten hat sich SEW-EURODRIVE für eine Lösung über ein sogenanntes „Maximaldokument“ entschieden. Was steckt dahinter?

In ST4 gibt es ein Dokument, das alle Bausteine für alle Produktvarianten der bestimmten Produktreihe enthält. Beim Erzeugen eines kundenspezifischen Dokuments sorgen Filtermechanismen dafür, dass nur die relevanten Bausteine den Weg in die jeweilige Anleitung finden. Ein Prozess, der wie oben beschrieben vollständig automatisiert abläuft.

Verschiedene Dokumentvarianten

Wo liegt Ihr Bedarf?

SEW-EURODRIVE ist ganz sicher nicht das einzige Unternehmen, das eine effiziente redaktionelle Lösung benötigt für die immer größere Ausdifferenzierung des Produktportfolios. Wo stehen Sie?

Wenn Sie bisher noch ohne CMS arbeiten: Das Beispiel von SEW-EURODRIVE zeigt an einem sehr anspruchsvollen Beispiel, wie unser XML-Redaktionssystem Sie im Bereich des Variantenmanagements optimal unterstützt.

Haben Sie SCHEMA ST4 bereits im Einsatz? Dann stehen Ihnen viele der Mechanismen zur Verfügung, die SEW-EURODRIVE nutzt. Sie haben also die Instrumente zur Hand, mit denen Sie Ihren Redaktionsprozess zielgerichtet weiterentwickeln können in Richtung Automatisierung.

Anne KuhsenAnne Kuhsen

Anne Kuhsen studierte Technische Redaktion an der Hochschule Karlsruhe und ist nun seit über 10 Jahren bei SEW-EURODRIVE GmbH & Co. KG beschäftig. Seit 2011 ist sie ST4-Administrator und leitete den Umstieg von einer stark angepassten ST4-Version auf den Standard. Außerdem entwickelt sie kontinuierlich Konzepte und Methoden zur Prozessoptimierung und -integration in ST4. Seit 2017 leitet sie zusätzlich eines der Redaktionsteams bei SEW.

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