Technische Redaktion auf Autopilot – Workflows & SlimClient in ST4

Wenn ein Unternehmen wächst, verändert sich die Zusammenarbeit. Für Dinge, die bisher auf dem kurzen Dienstweg geklärt wurden, müssen klare Prozesse etabliert werden. Insbesondere wenn mehrere Abteilungen an einem Prozess beteiligt sind, ist es wichtig, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Nur wenn der Prozess keine unnötigen oder umständlichen Schritte enthält, kann die tägliche Arbeit effizient und reibungslos ausgeführt werden.

Wozu brauche ich eigentlich Workflows?

Auch die technische Redaktion ist davon nicht ausgenommen. Als Einheit, die Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen integriert, befindet sie sich in einer zentralen Rolle. Nicht nur die Arbeitsweise der einzelnen Redakteure muss aufeinander abgestimmt, auch die Zusammenarbeit mit den Experten aus unterschiedlichen Fachbereichen (Subject Matter Experts) muss koordiniert werden und so einfach und transparent wie möglich erfolgen.

In ST4 kommen an dieser Stelle Workflows und der ST4 SlimClient ins Spiel:

Über den Workflow Designer passen Sie vordefinierte Workflows an oder erstellen neue Workflows, die genau den eigenen Arbeitsabläufen entsprechen. Über den SlimClient werden die Subject Matter Experts in den Prozess eingebunden und sehen genau die Informationen, die für sie relevant sind. Durch den Fokus auf das Wesentliche wird die Kommunikation vereinfacht und Missverständnissen vorgebeugt.

Gestarteter Workflow als Aufgabe in SCHEMA ST4
Wurde ein Workflow in SCHEMA ST4 gestartet…
Dieselbe Aufgabe im SlimClient
…kann der Kollege die Aufgabe im SlimClient bearbeiten.

Jedoch gibt es bei der Einführung von Workflows einige Hürden. Oft stehen bei den Beteiligten und Verantwortlichen Bedenken im Raum.

Komplexe Prozesse einfach

„Wir nutzen Workflows nicht, weil sie viel zu kompliziert sind.“

Diese Aussage hören wir immer wieder. Natürlich erfordert es initial etwas Aufwand, Prozesse zu definieren und in Workflows zu modellieren.

Wenn dieser erste Schritt jedoch getan ist und sich die Beteiligten einmal an das Arbeiten mit Workflows gewöhnt haben, werden die Vorteile schnell klar:

Da alle Schritte eines Workflows aufgezeichnet werden, ist hinterher immer genau nachvollziehbar, wer wann welchen Schritt ausgeführt hat. Dies ist nicht nur in einem regulierten Umfeld wichtig, sondern hilft auch dabei, Schwachstellen im Prozess zu erkennen und zu verbessern.

Mit dem Workflow Designer entfernen Sie überflüssige Schritte dabei einfach. Zusätzlich können Informationen aus Metadaten automatisch berechnet werden, um Schritte, die bisher manuell ausgeführt werden mussten, zu automatisieren. Zu diesem Zweck bietet die Workflow Automation Library eine Sammlung an Skripten, um z.B. Produktionen oder Excel-Importe in einem Workflow auszuführen.

Richtig modelliert entsteht so ein intelligenter Workflow, der alle Prozessbeteiligten in ihrer Arbeit unterstützt und sie einfacher und transparenter macht. So bleibt mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Qualität steigt. Frei nach dem Motto „Technische Redaktion auf Autopilot – aber Sie haben das Steuer in der Hand“.

Überzeugen Sie sich selbst

Sie wollen sich aus erster Hand über Workflows in ST4 informieren? Dann besuchen Sie uns auf unserem Stand auf der tekom Jahrestagung. Dort zeigen wir Ihnen in unserer Blue Box anhand eines konkreten Beispiels, wie Sie die vordefinierten Workflows in ST4 genau an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Und natürlich stehen wir Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

 

Nadja Färber
Nadja Färber studierte Mathematik und Informatik an der FAU Erlangen-Nürnberg. Im Jahr 2018 startete sie als Softwareentwicklerin bei SCHEMA.
Anfang 2019 übernahm sie die Backlog-Owner-Rolle im Team Workflow und ist zuständig für den Workflow Designer sowie die Ausführung von Workflows in SCHEMA ST4.

 

Maximilian Richter
Maximilian Richter hat an der Hochschule Darmstadt Information Science & Engineering studiert. Als Web-Entwickler startete er 2012 bei SCHEMA.
Seit 2018 ist er als Backlog-Owner im Team Web & Mobile ST4 tätig und damit für die webbasierten Clients für SCHEMA ST4 verantwortlich.

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