Die größten Vorteile eines XML-Redaktionssystems in der Technischen Redaktion

Mit einem XML-Redaktionssystem lassen sich redaktionelle Prozesse optimieren, weil solch ein Werkzeug effiziente Lösungen für unterschiedliche Einsatzbereiche liefert. Von den Vorteilen der Arbeit mit solch einem Content-Management-System profitiert jede Redaktion – unabhängig davon, dass natürlich in jedem Unternehmen eine etwas andere Situation vorliegt. Heute fassen wir diese ganz zentral gültigen Vorteile einmal übersichtlich für Sie zusammen.

Medienneutrale Datenhaltung

Medienneutrale Datenhaltung bedeutet, dass Sie Inhalt, den Sie im CMS verwalten, problemlos in unterschiedlichen Dateiformaten ausgeben können. Ein modernes, XML-basiertes Content Management System wie SCHEMA ST4 greift für jedes angestrebte Dateiformat auf dieselben neutralen XML-Daten zu. Erst dann erstellt das System daraus die Zielformate: Je nach Bedarf etwa PDF für den zu druckenden Katalog, HTML für die Webseite, oder auch Word oder andere Dateitypen. Sie brauchen Inhalte also nicht für jedes Format separat zu verwalten, sondern ganz effizient nur an einer Stelle im System. Daher spricht man auch vom Single-Source-Publishing: Aus einer Quelle werden alle Ausgaben generiert.

Wiederverwendung von Inhalten

Wenn Sie einen Inhalt einmal erstellt haben, wollen Sie diesen natürlich nach Möglichkeit auch in anderen Projekten und Dokumenten nutzen. Die „traditionelle“ Methode dafür lautet Copy & Paste; allerdings müssen Sie dann alle kopierten Inhalte an ihren unterschiedlichen Stellen pflegen und verwalten, wenn sich etwas ändert. In einem Content-Management-System (CMS) legen Sie stattdessen in ihrem neuen Projekt einfach eine Verknüpfung zum bestehenden Inhalt an und erstellen dadurch eine Wiederverwendung. Das funktioniert mit ganzen Kapiteln, aber auch mit einzelnen Absätzen, Sätzen oder Elementen innerhalb von Sätzen, mit Bildern, Tabellen usw.

Dieses Vorgehen bietet gleich mehrere Vorteile: Zum einen erleichtert es die Verwaltung der Inhalte: Wenn ein Text oder eine Abbildung aktualisiert werden muss, dann brauchen Sie nur den Originalknoten anzupassen. Die Aktualisierung wird durch die Wiederverwendung automatisch auch an allen Stellen übernommen, wo eine Verknüpfung zum Originalknoten angelegt ist. Dadurch ist außerdem sichergestellt, dass keine relevante Stelle versehentlich übersehen wird. Zum anderen ergibt sich durch die Wiederverwendung von Inhalten eine höhere Konsistenz des Dokumentbestands. Daher profitieren auch Ihre Leser von dem resultierenden Wiedererkennungseffekt.

Varianten und Übersetzungen effizient verwalten

Produktvarianten weisen zahlreiche Gemeinsamkeiten auf, aber eben auch die markanten Unterschiede, angefangen von der Produktbezeichnung und dem Produktbild über Technische Daten, Ausstattung usw. Was also liegt näher, als in den dazugehörigen Dokumenten für die gemeinsamen Produkteigenschaften auch dieselben Inhalte wiederzuverwenden? Um wiederum die Unterschiede zu berücksichtigen, setzen Sie die Verfahren zum Variantenmanagement ein, die SCHEMA ST4 anbietet: Variablen, mittels Metadaten klassifizierte Ressourcen und Filtermechanismen sorgen für Flexibilität. So können Sie einmal erstellte Inhalte zentral verwalten und immer wieder nutzen, sorgen aber an den relevanten Stellen für die automatische Einbindung der individuellen Variantendaten.

Und auch wenn es um die Übersetzung von Dokumenten geht, können Sie mit ST4 Aufwand und Kosten reduzieren: Bereits übersetzte Inhalte werden natürlich ebenfalls wiederverwendet und auch bei Produktvarianten eingesetzt. Nur neue Texte müssen für die Übersetzung bereitgestellt werden. Auf diese Weise sparen Sie sich die unnötige Mehrfachübersetzung von Inhalten. Was neu ist und was bereits übersetzt wurde, das weiß das integrierte Übersetzungsmanagement. Über dessen TMS-Schnittstelle exportieren und importieren Sie die entsprechenden Daten mit wenigen Mausklicks.

Sauber gestaltete Dokumente auf Knopfdruck

Natürlich soll das Resultat Ihr Corporate Design widerspiegeln und entsprechend dem Dokumenttyp einheitlich gestaltet sein. Im Content-Management-System bestimmen Sie das Aussehen Ihrer Dokumente über Layouts, die Sie flexibel an Ihre Wünsche und Vorstellungen anpassen können. Während bei traditionellen Office-Dateien die Formatierung häufig noch aufwendig händisch zu tätigen war, erhalten Sie aus dem Redaktionssystem ein professionelles, automatisch generiertes Dokument entsprechend Ihrer Layout-Vorgaben. So ist bei jeder Produktion in jedes Zielformat ein standardisiertes, einheitliches Erscheinungsbild nach Ihren Vorgaben das Ergebnis und Ihr Aufwand für die gestalterische Bearbeitung sinkt enorm.

Unterstützung während des gesamten Prozesses

SCHEMA ST4 integriert verschiedene Mechanismen, um Sie durchgehend bei der Erstellung Ihrer Dokumente zu unterstützen – vom Anfang des Bearbeitungsprozesses bis zum Schluss. Beispielsweise:

  • Vorlagen für Ihre standardisierten Inhalte können direkt im System erstellt werden und bilden ein Grundgerüst für konkrete Projekte.
  • Eine Import-Schnittstelle ermöglicht es, auch Inhalte aus bestehenden Dokumenten (z. B. Word, FrameMaker oder InDesign) strukturiert ins CMS zu übertragen.
  • Ein Redaktionsleitfaden kann direkt im System bereitgestellt werden, so dass Sie diese Informationen jederzeit griffbereit haben.
  • Mittels integrierter QS-Werkzeuge stellen Sie sicher, dass Vorgaben eingehalten werden.
  • Durch Freigabeprozess und Versionierung haben Sie den aktuellen Bearbeitungsstand immer im Blick und gleichzeitig Zugriff auf frühere Versionen.
  • Der Bearbeitungs- und Freigabeprozess kann bei Bedarf durch eine explizite Workflow-Steuerung festgelegt werden. So werden auch komplexere administrative Schritte zuverlässig durchlaufen.

Wie Sie sehen, sorgt der Einsatz eines Redaktionssystems dafür, dass Mehrfachaufwände – und damit Mehrfachkosten – vermieden werden. Inhalte bearbeiten Sie an einer Stelle und nicht mehr in vielen verschiedenen Verzeichnissen. Da im System alles zusammenspielt, erstellen Sie konsistente Dokumente in verschiedenen Formaten. Redaktion aus einem Guss – dabei gewinnen alle!

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